FAQシステムを活用すれば、顧客や従業員からの問い合わせを減らし、オペレーターやヘルプデスクの業務を効率化できます。

しかし、「システム導入のための予算がない」「どのツールを使用すれば問題が解決するかわからない」など頭を抱えている人も多いのではないでしょうか。

企業の規模感や解決したい業務内容によってかかる予算なども異なるため、ツールを比較検討していくことが重要となります。

本記事では、無料で使えるFAQシステム作成ツールを6つにまとめてご紹介します。
無料で始められるFAQシステムツールの特徴を踏まえて比較しているので参考にしてください。

FAQシステム作成ツールとは？主な機能とメリットも解説

FAQシステム作成ツールは、企業や組織が「よくある質問（FAQ）」を効率的に作成・管理・公開するためのソフトウェアです。これにより、顧客や従業員が自分で問題を解決できるようになり、問い合わせ対応の負担を軽減することができます。

FAQシステム作成ツールの主な機能5つ

FAQシステム作成ツールの主な機能には、次の5つが挙げられます。

1. 質問と回答の管理
2. 検索機能
3. レポート機能
4. 多言語対応
5. インテグレーション

それぞれ解説します。

1.質問と回答の管理

FAQシステム作成ツールは、よくある質問とその回答を一元管理する機能を提供します。これにより、FAQの追加、編集、削除を簡単に行うことが可能です。管理者は、質問のカテゴリー分けやタグ付けを行い、ユーザーが必要な情報を迅速に見つけられるように整理できます。また、バージョン管理機能を備えているツールもあり、過去の回答履歴を確認することができます。これにより、FAQの内容を常に最新の状態に保つことができます。

2.検索機能

強力な検索機能は、ユーザーが必要な情報を迅速に見つけるための重要な要素です。FAQシステム作成ツールは、キーワード検索やフィルタリング機能を提供し、ユーザーが特定の質問や回答を簡単に見つけられるようにします。さらに、検索結果の関連性を高めるために、自然言語処理（NLP）技術を活用するツールもあります。これにより、ユーザーは直感的に検索を行い、迅速に問題を解決することが可能です。

3.レポート機能

レポート機能は、FAQの利用状況や効果を分析するためのデータを提供します。管理者は、どの質問が最も頻繁に閲覧されているか、どの検索キーワードが多いかなどの情報を把握できます。これにより、FAQの改善点を特定し、ユーザーのニーズに合わせて内容を最適化することができます。また、レポート機能を活用して、FAQの効果を測定し、ROI（投資対効果）を評価することも可能です。

4.多言語対応

グローバルな企業にとって、多言語対応は非常に重要です。FAQシステム作成ツールは、複数の言語でFAQを作成・管理する機能を提供します。これにより、異なる言語を話すユーザーにも対応でき、国際的な顧客基盤を持つ企業にとって大きな利点となります。自動翻訳機能を備えたツールもあり、迅速に多言語対応を実現することができます。

5.インテグレーション

FAQシステム作成ツールは、他のシステムやプラットフォームとの連携機能を提供します。例えば、CRMシステムやチャットボット、カスタマーサポートツールなどと統合することで、より包括的なサポートを提供可能です。これにより、顧客対応の効率が向上し、シームレスなユーザー体験を実現できます。また、APIを利用してカスタマイズすることも可能なため、企業のニーズに合わせて柔軟に運用できます。

FAQシステム作成ツールを利用するメリット3つ

FAQシステム作成ツールを利用するメリットとしては、次の3つが挙げられます。

1. 顧客満足度が向上する
2. コストを削減できる
3. 業務を効率化できる

それぞれ解説します。

1.顧客満足度が向上する

FAQシステム作成ツールを利用することで、顧客が自分で問題を迅速に解決できるようになります。これにより、問い合わせ対応の待ち時間が減少し、顧客の満足度が向上します。さらに、FAQが充実していることで、顧客は必要な情報を簡単に見つけることができ、ストレスなくショッピングやサービス利用を楽しむことができるようになるでしょう。その結果、顧客の信頼感が増し、リピート購入やサービス利用の促進につながります。

2.コストを削減できる

FAQシステム作成ツールを導入することで、カスタマーサポートの負担が軽減されます。多くの問い合わせがFAQで解決されるため、サポートスタッフの対応件数が減少し、人件費の削減が可能です。また、FAQシステムは一度設定すれば自動で運用できるため、運用コストも低く抑えられます。これにより、企業はコストを削減しつつ、効率的なサポート体制を維持することができます。

3.業務を効率化できる

FAQシステム作成ツールは、内部の業務効率化にも寄与します。従業員がFAQを利用して迅速に情報を取得できるため、業務のスピードが向上するからです。また、FAQの管理や更新が容易であるため、情報の一貫性を保ちながら効率的に運用できます。さらに、FAQシステムは他のシステムと連携することで、より包括的なサポートを提供し、業務全体の効率化を実現可能です。

FAQシステム作成ツールは無料でも大丈夫？

FAQシステムの作成を進める中でツールを使用する際、無料で使えるツールなどが多くどのツールが簡単で安全に使用できるか悩まれることもあるのではないでしょうか。

企業としてFAQシステムを導入するにあたって慎重に検討される中で無料のFAQ作成ツールから始めることができます。

作成ツールによって機能制限を設けて無料で使用でき、その後導入目的や機能によって月額課金制となるツールも多く、安全に使用できるツールがあります。

そのため、無料だからといって「質が落ちる」「セキュリティーが心配」などの問題は起こらないです。

FAQシステムの作成ツールは目的や業務効率の問題などに応じて異なるため、さまざまなプランのツールを調べて比較検討することをおすすめします。

無料で使い続けられるFAQシステム作成ツール3選

FAQシステム作成ツールを使用して作成する際、無料で始められるツールもある中で会社規模や事業規模によっては、月々費用がかかることを懸念されている方もいるのではないでしょうか。

しかし、FAQシステムを導入していく中で解決したい課題がどのように変化したかなど導入後すぐに結果がみえないところでもあるため無料から始めていくことは間違いではないです。

そこでFAQシステムの作成を進めるにあたって無料で使い続けられるおすすめ作成ツールを3つご紹介します。

Freshdesk Support Desk

Freshdesk Support Deskは、FAQシステムの作成などカスタマーサポートに必要な機能を備えている管理ツールです。

FAQシステムの作成は「ナレッジベース」機能の一部として提供されてます。

無料プランでは、顧客からのメールやSNSでの問い合わせをチケットとして管理する機能やチケット処理状況のレポート機能などFAQシステムの作成と分析を行うことができます。

無料プランの場合は、ユーザー数は無制限です。
機能の拡張により有料プランへ移行する場合は、ユーザー数に応じた月額課金となるため、必要に応じてカスタマイズ可能なツールとなってます。

参考：Freshdesk

Tayori

Tayoriは、FAQページや社内データ管理システムを作成できる顧客サポートツールです。

プログラミング知識など専門知識が不要でも対応可能で、ツール内のテンプレートにFAQを入力するだけで完成します。

問い合わせフォームやチャットとの連携も可能なため、利用シーンに合わせて作成可能です。

無料プランと有料プランがあり、使用ユーザーが1人の場合は無料で使用できます。

無料プランで作成できるFAQやアンケートの数は１つです。

参考：Tayori

phpMyFAQ

phpMyFAQは、日本語にも対応したオープンソースのFAQソフトウェアです。

質問と回答を作成し、承認作業を行うことでサイト内にFAQページを公開できます。

ユーザーやグループへの権限設定、使いやすい検索機能、ユーザーの追跡機能を使って行動履歴やFAQの閲覧数を分析できるなど、無料ながらカスタマイズ性のあるFAQシステムです。

参考：phpMyFAQ

無料期間があるFAQシステム作成ツール3選

FAQシステムの作成を進めるにあたり、質問回答数が多く導入までの時間がかかる場合も想定されます。

そこで導入の準備中に費用が発生することや初期導入費用として予算上ネックにより導入断念は避けたいです。

ここでは、初期導入時の無料期間を用いて安心してFAQシステムを作成できるおすすめツールを3つご紹介します。

KotaMi

KotaMiは、AIを活用したクラウド型FAQサービスです。

人に質問するときのように文章を使って検索することや、検索データの分析と学習が可能です。

そのため、社内での質問など新たに問題となるFAQをAI機能を使用して作成をサポートし、

「知りたいことはあるのに、どう調べたらいいのかわからない」問題を解決します。

また、過去に行った検索や、検索結果に対してユーザーからの評価を情報を集約、分析することで、検索に対する最適な答えをAIが学習します。

運用回数を重ねる度に、よりスピーディーかつ正確な答えを返せるようになります。

参考：KotaMi

OfficeBot

OfficeBotは、独自のAIを搭載したチャットボット作成ツールです。

作成に時間がかかるシステム設計や既存情報を学習させる作業が不要で、FAQを登録するだけでAIでチャットボットの動きを作成します。

既存の対応規定やルールを学習させることで、質問への回答を自動で見つけ出してくれるため、FAQの登録も不要になります。

参考：OfficeBot

ノーコードAIチャットボット「KUZEN」

ノーコードAIチャットボット「KUZEN」は、プログラミング不要で簡単に構築でき、高機能で拡張性が高いAIチャットボットシステムです。

FAQシステムを作成するツールの中で、FAQをデータにまとめる対応が簡単に作成することができます。

特にチャットボットに特化したFAQ作成ツールであり、検索システムの精度が優れております。

運用面でもグラフでのレポーティングも簡単操作をすることができます。

参考：KUZEN

Interviewz（インタビューズ）も無料期間がございます。
まずは概要を知りたいという方は以下の資料をご参考ください。

FAQシステム作成ツールを選ぶ時のポイント4選

FAQシステムの作成ツールについて、ツールを選定する際のポイントを4つまとめてご紹介します。

ポイント1.FAQ作成ツールの導入目的を明確にする

FAQ作成ツールを導入目的を明確にしてから作成を行いましょう。

ツールの良し悪しは、機能数や金額だけではありません。
実際に顧客、社内で起きている疑問や業務効率が低下している課題に対して必要なツールの機能を考えていくことが重要です。

どのツールが課題に適しているかを見定めた上で選定を行いましょう。

ポイント2.顧客のお悩みを事前に把握できているか

顧客からの電話応対やお問い合わせの内容を社内でデータ化しておくことが重要になります。
FAQページの質問、回答の作成により解決できるかどうか判断する必要があります。

現在、起こっている問題を事前に把握しておきましょう。

ポイント3.ツールが使用しやすいか

FAQシステムの作成ツールを導入するにあたり、運用時に使用しやすいかどうかが重要になります。

そのため無料期間中に導入目的などを明確にして運用方法、FAQシステムの仕組みの構築がスムーズに行えるか確認することをおすすめします。

ポイント4.運用体制ができているか

FAQシステムを導入する際に、導入後も顧客や社内の疑問を解決していくなどFAQシステムを定期的に新しい情報にすることが重要になります。

社内のFAQシステムを作成する人だけではなく、顧客からの疑問のデータを分析することや質問、回答の適切化など業務範囲、業務内容に応じて人員を確保できるか確認することをおすすめします。

FAQシステム作成ツールの導入手順

FAQシステムの作成ツールや作成する際のポイントを理解できたところで、ここでは導入時に抑えておくべきステップを5つに分けて解説します。

手順1.運用体制を構築

FAQシステムを作成するにあたって専任の担当者をつけましょう。

FAQシステムは、作成から運用まで行うことで顧客満足度の向上や業務効率化の向上を図ることができます。

導入後の運用体制が整えられるか作成ツールを導入する前に導入後の運用体制について計画をしておくことが重要です。

手順2.ツールを選定

FAQシステムを作成する時に導入目的に合わせた作成ツールを選定することが重要です。

無料プランや有料プランに応じて機能面に限りがあることもあるため、導入目的を達成できるツールを選定しましょう。

手順3.FAQシステムの開発、導入

システムの開発、導入を進める際に、自社開発やエクセルの使用も可能ですが、運用のしやすさや使いやすさでFAQシステムの作成ツールを用いて社内システムの開発、導入を行うことをおすすめします。

FAQシステムの作成ツールを使って導入を行うことと並行して、社員が社内FAQシステムにアクセスしやすい環境を整えていきましょう。

手順4.試験運用、情報の整理

質問と回答をFAQシステムに導入した後は、試験運用を行います。社内全体に公開する前に一部のスタッフに使ってもらうことで、本格的に導入する前にシステムの精度を確認できます。

実際に使ってみると、「質問が見つけにくい」「回答の意味がわからない」という問題にも気がつけるため、顧客目線でのアンケートを収集してから運用を開始することをおすすめします。

運用後も導入したFAQシステムでは解決できなかった疑問について適宜、質問と回答を追加または削除を行うなど最善のFAQシステムを構築するために必ず運用改善を行うことが重要です。

手順5.FAQシステムの社内認知の向上

社内情報と顧客が持つ疑問について整理しておきましょう。

FAQページを作成したところで、想定質問と回答にズレが生じてしまうと結果として電話応対が必要となります。

FAQシステム作成ツールを無料で使う時の注意点

FAQシステムの作成ツールを使う中で、無料プランで進めていくことがおすすめとお伝えしました。

しかし、導入目的によっては、無料プランでの作成では対応できないことが発生することもあります。

FAQシステムの作成ツールを無料で使用する際の注意点について確認しておきましょう。

機能や利用人数の制限がある

無料プランは、1ユーザーのみでFAQページの作成が可能など個人でお試しする場合の仕様になっていることがあります。

また、会社規模や事業規模によって、有料プランの機能を使って機能の拡張やFAQシステムの作成ツールの専任サポート担当者に力を借りることで最適なFAQシステムの作成が進められます。

ライセンスを守る必要がある

FAQシステムを作成する際に、公開されているオープンソースを使用していく際に使用用途の制限や独自開発ツールとして使用できない点が挙げられます。

そのため、無料のFAQシステムの作成ツールを使用する際は、今後の導入目的を見据えて作成していきましょう。

FAQシステム作成ツールのまとめ

問い合わせ対応などの業務効率化や顧客満足度の向上にもつながるFAQシステムですが、無料で使う場合、多くは機能や利用人数に制限があります。

会社規模、事業規模に応じて、有料プランによる機能拡張も必要になっていきます。

FAQシステムの作成に対して目的、情報量を整理できている際は、無料期間のあるFAQ作成ツールの活用をおすすめします。

また、FAQシステムの作成ツールの選定を失敗しないためには、導入までの準備期間とツールの機能面、顧客の質問などの情報整理が重要になります。

FAQシステムの作成ツールを複数から比較して、最適なFAQシステムを作成できるように慎重に選定しましょう。

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