営業や商談では、顧客からの情報をいかに聞き出すかが成功のポイントです。そんな時に重要なツールとなるのが、ヒアリングシートです。

ヒアリングシートは、営業などの経験に関わらず、顧客課題の理解と解決に重要な役割を果たします。もし、営業や商談で成果が出ないとお悩みの方は、商談内容で混乱しないためにも、ヒアリングシートの活用がおすすめです。

そこで今回は、ヒアリングシートの作り方と訴求目的に合ったテンプレートを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

ヒアリングシートとは？主な目的と役割、重要性を解説

ヒアリングシートとは、営業や商談ヒアリングの際に、顧客から聞き出したい内容をまとた書類のことです。事前に質問内容や聞き出したい内容をまとめておくことで、会話の軸ができあがります。

ヒアリングシートの目的と効果

ヒアリングシートの主な目的は、顧客のニーズや課題、期待する成果を正確に把握することです。これにより、営業担当者は顧客に最適な提案を行い、より高い満足度を提供できます。

ヒアリングシートを活用する効果としては、以下の点が挙げられます。

• 顧客要望の体系的な整理による商談の質の向上
• 提案内容のミスマッチ防止
• プロジェクト進行のスムーズ化と成果の最大化
• 要件漏れのリスク軽減
• 効率的な情報収集と共有

さらに、ヒアリングシートを活用することで、営業活動における問題（ニーズの誤認識、商談準備の遅延、成約率の低下）を防ぐことが可能です。適切に設計されたヒアリングシートは、コミュニケーションの向上と要件漏れの防止に役立ち、ビジネスの成功に貢献します。

商談におけるヒアリングシートの役割と重要性

商談では、顧客の課題や改善したい項目をヒアリングし、ニーズを把握した上で解説策を提案することが重要です。これには、営業活動におけるヒアリングの質を高め、聞き漏れや聞き忘れを防止する役割があります。

ヒアリングシートは、商談相手のニーズに沿った提案をするために欠かせません。ヒアリングを通じて顧客の現状や求めていることを把握することで、提案内容を検討しやすくなります。

また、顧客の課題や要望を聞き出すための質問項目をまとめておくことは、顧客理解を深め、顧客のニーズを的確に把握するための重要なポイントです。

会話をしながら顧客の課題を聞き出すことは商談の経験を豊富に積んでいなければ難しいため、ヒアリングシートを活用してミスの少ない商談を目指しましょう。

ヒアリングシートのビジネスにおける活用シーン

ヒアリングシートは、ビジネスのさまざまな場面で活用されています。そこで以下では、主な活用シーンを一覧で紹介します。

これらの活用シーンにおいて、ヒアリングシートは顧客とのコミュニケーションを円滑にし、必要な情報を漏れなく収集することで、的確な提案や効率的なプロジェクト進行を可能にします。

ヒアリングシートが必要となる理由3つ

ヒアリングシートは、様々な場面で活用可能なツールです。しかし、商談相手や顧客のニーズに寄り添った提案を行うには、まず相手の現状を知る必要があります。

ヒアリングシートが必要な理由は主に以下の3つです。

1.顧客の要望を理解するため

ヒアリングシートは、必要な理由は顧客の要望を理解するためにあります。

ヒアリングシートは通常商談や打ち合わせを行う前に行います。事前に行うことによって相手の現状を把握した状態で商談に望めるため、適切な提案や切り込んだ質問も行いやすくなります。

ヒアリングシートの活用により、相手のニーズに合った提案が可能です。

2.要件漏れをなくすため

ヒアリングシートは、要件漏れをなくすために有効です。

商談時や営業、面接時はさまざまな話が行われるため、聞くべき情報を聞き逃すことがあります。そこで、ヒアリングシートを準備しておくことで、抜けや漏れのリスクの軽減に繋がるのです。

また、情報の漏れをなくすことで、収集した情報の分析精度も向上します。

ヒアリングシートの活用で必要な情報の効率的な理解が可能です。

3.ヒアリングの精度を保つため

ヒアリングシートは、ヒアリング精度を保つためにも必要です。

ヒアリングシートに顧客に聞くべき情報や内容を記載しておけば、提案内容も安定し営業の質自体を保つことが可能です。

営業成績が上がらない場合や、初めての営業の場合には、過去に使用したヒアリングシートを使うことで営業スキルを向上させることができます。

関連記事：Web制作案件のヒアリングシートの項目8選｜無料のテンプレートを2つ紹介

▼下記の資料は、主に営業活動を促進するヒアリングシートを作成する際に活用できる、ヒアリングシート活用ガイドです。

ダウンロード後すぐに活用できる『ヒアリングシートテンプレート』もございますので、自社でヒアリングしたい内容を元にカスタマイズしてお使いいただくことも可能です。

ヒアリングシートを作成する際の手順8つ

ヒアリングシートは聞き出したい内容や回答者に合わせてフォーマットの作成が重要です。そこで、以下の手順に従うことで、効果的なヒアリングシートを作成できます。

▼以下の資料では、ヒアリングに特化した「ヒアリングツール」を10選で比較しています。

ヒアリングツールは、診断コンテンツの作成やチャットボットなどで、ユーザー情報のヒアリングを行うツールです。

類似サービスの比較を行いたい方は、1分で比較できる以下の表を是非ご参考ください。

ヒアリングシートに記載すべき必須項目5つ

ヒアリングシートに記載すべき必須項目は、次の5つです。

1. 顧客情報
2. 現状の課題や悩み
3. 予算・納期・スケジュール
4. 希望する成果やゴール
5. 意思決定プロセス

これらの項目を含むヒアリングシートは、効果的な情報収集とプロジェクトの成功に寄与します。以下で、それぞれ解説します。

1.顧客情報

顧客情報は、ビジネスの基本となる重要な項目です。企業名・担当者名・業種・所在地・連絡先などを記載し、正確に把握することで、適切な提案が可能となります。

また、過去の取引履歴や現在のサービス利用状況も記載すれば、ニーズに合った提案をしやすくなるでしょう。特にBtoB取引では、企業の規模や業界動向を理解することが重要です。

適切な情報を整理することで、スムーズな商談や提案の基盤を作ることができます。

2.現状の課題や悩み

顧客が抱えている課題や悩みを明確にすることで、最適な解決策を提案できます。例えば、業務効率化、売上向上、コスト削減など、企業ごとに異なる課題が存在します。

課題の背景や現状の取り組み、過去に試した施策の結果なども記載すると、より具体的なアプローチが可能です。また、競合企業との差別化ポイントや市場の変化についての悩みもヒアリングすることで、長期的な視点で支援できるようになるでしょう。

3.予算・納期・スケジュール

予算や納期の情報は、提案の方向性を決定する上で欠かせません。

予算の範囲を把握することで、適切なプランを構築できます。納期については、目標達成までのステップを明確にし、スムーズな進行を実現するために重要です。

また、スケジュールの柔軟性や変更の可能性も確認し、調整が必要な場合の対応策を検討しておくことで、効率的なプロジェクト進行につながります。余裕を持ったスケジュールを設定することも成功のポイントです。

4.希望する成果やゴール

顧客が求める成果やゴールを明確にすることで、効果的な提案が可能となります。例えば、「サイトのアクセス数を○％増加させたい」「売上を○○円向上させたい」など、具体的な数値目標を設定すると、戦略を立てやすくなるでしょう。

また、「ブランドの認知度向上」「業務効率の改善」など、定性的な目標も把握しておくことで、最適な施策を提案できます。明確なゴールを設定することが、プロジェクトの成功に向けた確実な道筋を示すために重要です。

5.意思決定プロセス

プロジェクトを円滑に進めるためには、意思決定の流れを明確にすることが重要です。誰が決裁権を持っているのか、承認プロセスはどのように進むのかを把握することで、適切なタイミングで提案を行えるようになるでしょう。

例えば、最終決裁者が経営層の場合、費用対効果やリスクを具体的に示す必要があります。また、社内の関係部署との連携や、決定までの期間を考慮して計画を立てることで、スムーズな導入を支援できます。

意思決定のプロセスにおいては、意思決定者との関係構築も重要なポイントです。

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ヒアリングシートのテンプレート｜目的ごとのサンプル3つを紹介

1.営業・商談向けテンプレート

営業や商談で活用するヒアリングシートは、顧客の現状や課題、ニーズを正確に把握し、最適な提案につなげるために重要です。以下の表は、営業現場でよく使われる基本的な項目例です。

関連記事：営業ヒアリングの例文4ステップ解説｜必ず聞くべき項目も全解説

2.採用・面接向けテンプレート

採用や面接時のヒアリングシートは、応募者の人柄やスキル、志望動機を深掘りし、ミスマッチを防ぐために活用されます。

関連記事：ヒアリングのコツ5選｜営業を成功させるためのポイントを解説

3.Web制作・開発向けテンプレート

Web制作やシステム開発のヒアリングでは、目的や要件、デザイン・機能面の希望を具体的に聞き出すことがポイントです。

目的別に押さえるべき質問例

目的ごとにヒアリングシートで必ず押さえておきたい質問例をまとめました。

効果的なヒアリングシートを作成する際の注意点

目的の明確化と事前調査の重要性

ヒアリングシート作成の第一歩は、「何のために情報を集めるのか」という目的を明確にすることです。目的が曖昧だと質問内容がブレたり、不要な情報まで集めてしまい非効率になります。

営業なら顧客課題の把握、Web制作なら改善点の確認など、ゴールを明確にすることで必要な項目が自然と絞られるでしょう。また、事前に相手の業種や事業内容を調査することで、より具体的で効果的なヒアリングが可能です。

回答しやすい設問・レイアウトの工夫

回答者の負担を減らし、質の高い情報を得るためには、設問の順序やレイアウトに工夫が必要です。基本情報から始め、徐々に具体的な内容へ進む流れが理想的です。

選択肢は分かりやすく、自由記述も適度に取り入れましょう。専門用語は避け、必要な場合は注釈を付けると親切です。無駄な質問を省き、核心を突く内容に絞ることで、回答率とデータの信頼性が向上します。

定期的な見直しとアップデート

ヒアリングシートは一度作ったら終わりではなく、定期的な見直しとアップデートが重要です。業界やサービスの変化、現場のフィードバックを反映し、常に最新のニーズに合った内容に改善しましょう。

定期的に項目を精査することで、不要な質問の削減や新たな課題の発見につながり、ヒアリングの質が維持・向上します。

情報漏洩防止やプライバシー配慮

ヒアリングシートで収集する情報には、個人情報や機密事項が含まれることも多いため、情報漏洩防止とプライバシーへの配慮が不可欠です。収集目的や利用範囲を明記し、必要最小限の情報のみを取得することが基本です。

データ管理は厳重に行い、アクセス権限や保存方法にも注意を払いましょう。法令遵守や情報管理体制の整備も重要なポイントです。

ヒアリングシートの作成と活用に関する主要なポイント

以下は、ヒアリングシートの作成と活用に関する主要なポイントを以下の表にまとめたものです。ぜひ参考にしてください。

難しい言葉でのヒアリング項目は回答者に本来の質問内容が伝わらず、必要な情報が入手できなくなります。回答者も不明な専門用語を多用するヒアリングシートはストレスが溜まる要因となります。

専門用語を使用する際は注釈で専門用語を分かりやすくすることや、補足文などの用意が求められます。

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診断コンテンツはユーザー自身の潜在的なニーズを深掘り、自分が求めるサービスや理想像をより明確にすることが可能なため、CVRの向上や診断コンテンツを通じてLTVを向上させることが可能です。

もし今自社のサービスで診断体験を通じたユーザー獲得や認知拡大をご検討中の方は是非ご確認ください。

ヒアリング効果を高めるスキルやフレームワーク4つとその活用方法

ヒアリングは顧客の要望や現状を聞き出す大切なツールです。ヒアリングシートを作成する際に活用するイメージを持つことでより効果的なヒアリングシートになります。

そこで、ヒアリングシートを活用する前に、顧客の業界や過去の取引履歴、競合他社の動向などを調査しましょう。この事前準備により、顧客の背景や課題に関する具体的な情報を得て、より深い共感と適切な質問が可能になります。

また、ヒアリングは段階的に進めることが重要です。基本情報から始め、顧客の現状や目標、課題に関する質問へと進み、最後により深いニーズや要望を引き出します。この方法により、顧客も答えやすくなり、正確な情報を得られるでしょう。

もし抽象的な回答が得られた場合には、「どういった場面でそう感じましたか？」など、具体的なシーンを聞き出すことで、より説得力のある情報を収集できます。

効果的なヒアリングシートを作成する上で気をつけるポイントは以下の四つになります。

1.SPIN

ヒアリングシートの活用方法にSPINがあります。SPINとは質問する際の代表的な項目になります。SPINとはそれぞれの意味の頭文字をとっています。SPINはSからNにかけて質問することで、ニーズの把握が素早くできるため、自社のサービスを相手に知ってもらうことに繋がります。それぞれのポイントについて以下で解説します。

S : Situation Questions（状況質問）
状況質問は相手の現状を把握するための質問です。初めのアイスブレイクもかねているため突然質問するのではなく、前置きをした上で質問に移ることが必要です。

P : Problem Questions（問題質問）
問題質問で相手が抱えている問題点を可視化して明らかにします。顧客が抱えている問題を代弁するような質問を行うと相手側は問題点に気づくことが多く、ニーズが生まれます。

I : Implication Questions（示唆質問）
示唆質問で潜在的なニーズの指摘によって、問題点の重要性に気が付く傾向にあります。

N : Need-payoff Questions（解決質問）
解決質問で問題点や課題が解決された際のメリットをイメージしてもらうことが可能です。

2.4W2H

ヒアリングシートの活用方法に4W2Hがあります。4W2Hはヒアリングシートを活用して確度の高い提案を行う際に用いられるフレームワークです。ヒアリングシートで情報を収集する際は、全ての項目を明確に聞き出すことは難しいケースが多いですが、より詳細を聞き出すことで相手にとって的確な提案が可能となります。

3.3C分析

ヒアリングシートの活用方法に3C分析があります。マーケティングやコンサルティングのヒアリングを行う際に使用されるフレームワークと活用方法になります。
3C分析はCompany（自社）、Customer（顧客、ターゲット）、Competitor（競合）の3つのCを軸に分析する方法です。それぞれの分析内容は以下を参考に分析しましょう。

Company（自社）
サービス内容や訴求ポイント、予算額などの情報を収集します。

Customer（顧客、ターゲット）
ターゲットの健在ニーズや潜在ニーズの可視化で、相手側の改善ポイントが浮かび上がります。

Competitor（競合）
競合会社の存在を確認を行います。競合会社がいる場合はサービス内容や企画内容など多角的な目線で競合との違いを把握することが重要です。

4.BANT

ヒアリングシートの活用方法にBANTという方法があります。法人営業などで用いられる基本的なフレームワークになります。BANTのヒアリングを行う際の順番は明確に決まっていません。BANTは項目の聞き出しより「聞き出し方」が重要になってきます。おおよその予算額はいくらを想定しているかや導入時期、ニーズなどを顧客が曖昧に把握してることも多いです。営業側から回答を促すような質問を行うことが求められます。BANTはSPINと同様に項目の頭文字をとっています。

B : Budget（予算）
Budgetは製品購入やサービス導入をする際に想定している予算

A : Authority（決裁権）
Authorityは商品購入やサービス導入する際に承認する最終決定権の所在

N : Needs（必要性）
Needsは顧客の問題点とサービス導入でのニーズや必要性

T : Timeframe（導入時期）
Timeframeは商品購入やサービス導入の時期

このようにヒアリング活動を行うには、上記のようなヒアリングのテンプレ手法を利用することでヒアリング活動の属人化を防ぎ、汎用性のあるヒアリング活動が可能になるでしょう。

しかし、実際には企業やサービスによってヒアリング活動の状況は異なるため、自社に近い会社やサービスのヒアリング事例を分析することが重要です。

関連記事：ヒアリングの分析手法とは？3ステップで分析効果を高めるフレームワークを解説

ヒアリングシートの作成には事前準備が必要です。回答者は何に困っているかやニーズはあるかなどの予想が、顧客の満足度アップに繋がります。営業や商談時にヒアリングシートを活用する場合は、回答者の立場やスキルに応じてヒアリング項目を事前に決めることが求められます。

オンラインで使えるヒアリングツールの特徴

オンラインで使えるヒアリングツールの特徴

オンラインヒアリングツールは、Webやアプリ、メール、チャットなど多様なチャネルで利用でき、場所や時間を問わず迅速に情報収集が可能です。URL発行によりアンケート配布も簡単で、回答データの自動集計や分析機能も充実。質問の分岐や選択肢のカスタマイズ、外部ツール連携など、業務効率化とデータ活用を両立できる点が大きな特徴です。

テンプレート活用で効率化する方法

多くのヒアリングツールには業種別や目的別のテンプレートが用意されており、ゼロから設計する手間なく短時間で高品質なヒアリングシートを作成できます。

例えばInterviewzでは、豊富なテンプレートから選択し、必要に応じてカスタマイズ可能です。設問の順序や内容もドラッグ＆ドロップで直感的に編集できるため、効率的な運用が実現します。

インタビューズのヒアリングツールの強みとは？

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無料・有料ツール比較と選び方

無料ツールは手軽に始められる一方、カスタマイズ性やデータ連携、セキュリティ面で制限があることが多いです。

有料ツールは、テンプレートや自動集計、高度な連携機能、サポート体制が充実しており、業務効率化やデータ活用を重視する企業に最適です。

まずは、自社の目的や必要機能、運用体制を確認し、無料体験などを活用して選びましょう。

ヒアリングシート作成・運用でよくある質問Q&A5選

Q1.ヒアリングシート作成時に最も重要なポイントは？

ヒアリングシート作成で最も大切なのは「目的の明確化」です。何を知りたいのか、どんな課題を解決したいのかをはっきりさせることで、質問内容がブレず、不要な情報や質問の過多を防げます。目的が曖昧だと、ヒアリング自体が形骸化しやすいため、まずはゴールを設定し、必要な情報を逆算して項目を設計しましょう。

Q2.質問の順番や設計で気をつけるべきことは？

質問は基本情報から始めて、徐々に具体的な内容へと深掘りしていく順序が理想です。最初から詳細な質問をすると相手が答えにくくなり、回答率が下がる傾向があります。答えやすい設問からスタートし、オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンを適切に組み合わせることで、自然な流れで深い情報を引き出せます。

Q3.ヒアリングシートの内容はどのくらいの頻度で見直すべき？

ヒアリングシートは一度作成したら終わりではなく、定期的な見直しが不可欠です。業界やサービスの変化、現場のフィードバックをもとに、半年〜1年ごとに内容を精査しましょう。質問の表現や項目を改善することで、常に最新のニーズに合ったヒアリングが実現できます。

Q4.回答率を高めるための工夫は？

回答率を高めるには、設問数を絞り、分かりやすい言葉で簡潔にまとめることが重要です。選択式を中心にしつつ、自由記述は必要最低限に抑えましょう。オンラインツールやテンプレートを活用すれば、回答者の負担を減らし、スマホ対応や自動保存機能で途中離脱も防げます。

Q5.情報漏洩やプライバシー対策はどうすればいい？

ヒアリングシートで個人情報を扱う場合は、収集目的や利用範囲を明記し、必要最小限の情報だけを取得することが基本です。データは厳重に管理し、アクセス権限の設定や暗号化などのセキュリティ対策を徹底しましょう。法令遵守やプライバシーポリシーの明示も欠かせません。

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