「商談で効果的なヒアリングのやり方がかわからない」

「ヒアリングに必要な項目が知りたい」

上記のような悩みをお抱えの方が多いのではないでしょうか？

営業成績を伸ばすには、徹底したヒアリングが欠かせません。なぜなら、徹底したヒアリングを行うことで、顧客ニーズを最大化させ、営業実績を伸ばしやすくなるからです。

しかし、ヒアリングシートの活用なくして徹底したヒアリングは難しいのが現実です。

本記事では、営業ヒアリングシートのテンプレート例や、ヒアリングする際の必須項目について徹底解説します。ので、ぜひ参考にしてください。

ヒアリングシートの重要性と効果的な活用法｜基本的な構成も解説

ヒアリングシートは営業活動において非常に重要なツールです。その重要性と基本構成は以下の通りです。

ヒアリングシートの重要性4つ

ヒアリングシートの重要性は、次の4つに集約されます。

1.顧客理解の促進

ヒアリングシートを活用することで、顧客のニーズや課題を体系的に整理でき、深い理解につながります。質問項目を網羅的に設定することで、顧客が抱える本質的な問題や期待を的確に把握でき、より適切な提案が可能です。

また、顧客自身も回答を通じて自社の課題を再認識できるため、双方のコミュニケーションが円滑になり、プロジェクトの成功につながります。

ヒアリングシートがあることで、一方的な質問ではなく、顧客との協力関係を構築できるのも大きなメリットです。

2.抜け漏れの防止

ヒアリングの際に、聞き忘れや抜け漏れが発生すると、提案内容の精度が低下し、後々の修正や調整が増えてしまうことがあります。ヒアリングシートを活用することで、必要な情報を網羅的に収集できるため、重要な項目が漏れるリスクを軽減できるでしょう。

特にプロジェクトの進行に影響を与える予算・納期・目的などの項目を確実に把握することで、関係者間での認識のズレを防ぎ、スムーズな計画策定が可能となります。

事前にチェックリストとして活用すれば、より確実な情報収集が可能です。

3.ヒアリングの質の均一化

ヒアリングを行う担当者によって、質問の内容や質がばらつくと、情報収集の精度が低下することがあります。ヒアリングシートを標準化することで、誰が対応しても同じレベルの情報が収集できるようになり、提案の質を均一化できるでしょう。

特に営業チームやコンサルタントが複数いる場合、一貫性のあるヒアリングが重要となります。また、ヒアリングシートがあることで、経験の浅い担当者でも適切な情報を得られるため、組織全体の業務効率向上につながるメリットがあります。

4.効率的な提案

ヒアリングシートを活用すると、顧客からの情報を整理し、迅速かつ適切な提案を行うことが可能です。ヒアリング後に情報がまとまっているため、すぐに分析・検討に移ることができ、提案のスピードが向上するでしょう。

また、事前に明確なヒアリング項目を設定することで、顧客との認識をすり合わせながら、具体的な提案内容を作成できるため、提案の質も向上します。

効率的なヒアリングが実現すれば、無駄なやり取りを減らし、スムーズな商談やプロジェクト進行が可能となります。

ヒアリングシートの効果的な活用法

ヒアリングシートの効果的な活用法として、次の４つが挙げられます。

1.事前準備の徹底

ヒアリングシートを効果的に活用するためには、事前準備が重要です。顧客の業界や過去の取引履歴を調査し、想定されるニーズを把握することで、より的確な質問が可能となります。

また、ヒアリングの目的を明確にし、どの情報を収集するべきか優先順位をつけることで、スムーズな進行に期待できるでしょう。さらに、顧客に事前にシートの概要を共有し、必要な情報を準備してもらうことで、ヒアリングの効率を大幅に向上させることができます。

2.段階的な質問設計

ヒアリングシートの質問を段階的に設計することで、スムーズに情報を深掘りできます。まず、基本情報を収集し、その後具体的な課題や目標について詳細を確認する流れを作ると、顧客も回答しやすくなります。

特に、抽象的な質問から具体的な質問へと展開することで、より実践的な情報を得られるようになるでしょう。また、順序立てて質問を配置することで、顧客との会話が自然に進み、重要なポイントを聞き漏らすことなくヒアリングできます。

3.オープンクエスチョンの活用

「はい」「いいえ」だけで回答できるクローズドクエスチョンではなく、オープンクエスチョンを活用することで、より詳しい情報を引き出せます。例えば「今の業務で最も課題に感じていることは？」と質問すると、顧客が自由に考えを述べることができ、深い洞察を得られるでしょう。

また、オープンクエスチョンを使うことで、顧客自身も自社の課題を再認識できるため、より有意義なヒアリングが可能となります。適度にクローズドクエスチョンを組み合わせることで、整理しやすい回答を得ることも重要です。

4.定期的な見直しと改善

ヒアリングシートは一度作成したら終わりではなく、定期的な見直しと改善が必要です。市場の変化や顧客ニーズの変化に応じて、質問項目をアップデートすることで、常に最適な情報収集が可能となります。

また、過去のヒアリング結果を分析し、改善点を見つけることで、より効率的なシートへと進化させられます。さらに、実際にヒアリングを実施した担当者のフィードバックを集めることで、精度の高い質問設計が可能になり、業務の質を向上させることが可能です。

ヒアリングシートの基本構成

以下では、ヒアリングシートの基本的な構成内容を紹介します。

営業ヒアリングシートが必要な理由3つ

営業実績を伸ばすには、徹底したヒアリングによる顧客ニーズの把握が欠かせません。以下ではまず、営業ヒアリングシートの必要な理由3つを解説します。

1. ヒアリング漏れをなくすため

営業の商談場面で、ヒアリングシートを使わずにアリングを行うことは、非常に危険と言えるでしょう。

なぜなら、ヒアリングシートを使わない商談は、何をヒアリングしたか忘れてしまったり、これから何をヒアリングすべきかわからなくなったりする可能性があるからです。

そのため、営業担当者は、ヒアリング漏れをなくすためのヒアリングシートを活用しているのです。

2. 誰が営業しても一定の成果に期待できる

ヒアリングシートを活用することで、誰が営業しても一定の成果に期待ができます。

なぜなら、営業のヒアリングが苦手な方も、ヒアリングシートがあればヒアリングすべき項目が明確になり、一定のニーズを引き出せるからです。

逆に、営業が得意な方がヒアリングシートを活用すれば、独自にアレンジを加えながら、顧客ニーズを一層引き出せたり、顧客との距離を縮めたりできる可能性が高まるでしょう。

このように、営業が得意な人、苦手な人に関係なく、ヒアリングシートが重要なのです。

3. 顧客ニーズを最大限引き出すため

ヒアリングシートに、後述するフレームワークなどを組み込めば、顧客のニーズを最大限引き出せるようになります。

営業実績を上げるには、表面上のニーズだけでは不十分です。なぜなら、普通にヒアリングを行っただけでは、顧客の潜在的ニーズが隠れている可能性があるからです。

潜在的ニーズを引き出せなければ、最小限の成果で終わってしまいます。

営業実績を上げるには、ヒアリングシートを活用して、アップセルやクロスセルを狙うことが重要です。

アップセルとは、より高価な商品・サービスを成約させることを指します。一方、クロスセルとは、元々提案している商品・サービスに関連した別の商品・サービスを成約させることです。

アップセル・クロスセルを狙うことで、顧客ニーズを最大限引き出し、満足度を高めつつ営業実績を最大化させられます。

▼以下の資料では、ヒアリングに特化した「ヒアリングツール」を10選で比較しています。

ヒアリングツールは、診断コンテンツの作成やチャットボットなどで、ユーザー情報のヒアリングを行うツールです。

類似サービスの比較を行いたい方は、1分で比較できる以下の表を是非ご参考ください。

営業ヒアリングシートのテンプレートの作り方の3ステップ

営業ヒアリングシートを作り込む際には、効果的なテンプレートが欠かせません。そこで以下では、各ステップごとに、どのようなことをヒアリングすべきか、具体的なテンプレート例を解説します。

1. 挨拶〜アイスブレイク

商談前はお互いに緊張しており、そのまま商談に入ると「緊張が原因でヒアリングすべき項目が出てこない」「顧客と距離を縮めていないことによる口数の少なさ」といった問題が考えられます。

商談前には必ずアイスブレイクを行いましょう。とくに、初対面の場合は念入りに行うことが重要です。

アイスブレイクで有効な質問は以下のとおりです。

• 最近あった日常のエピソードで面白いことはありますか？
• 〇〇さまは業界にどのくらいいらっしゃるのですか？
• 〇〇（業界のトレンド）についてどう思いますか？

上記のように、商談とは直接関係ない内容を交えながら会話をすることで、顧客との距離を縮め、スムーズな商談になりやすいでしょう。

2. 商談〜ヒアリング

アイスブレイクで緊張をほぐしたあとは、いよいよ商談に入ります。

商談でヒアリングする際には、ヒアリングシートの活用が欠かせません。とくに、営業ヒアリングで活用されることが多いBANT条件を例に、テンプレートの作製方法を解説します。

BANT条件とは、Budget（予算）、Authority（決裁権）、Need（ニーズ）、Time frame（導入時期）の頭文字を取った知名度の高いフレームワークです。

【Budget（予算）】

• 御社のご予算を伺ってもよろしいですか？
• 今回のお話に関して、どれほどの予算がございますか？

このように、顧客の予算を早い段階でヒアリングしておきましょう。なぜなら、予算状況により、商談の温度感が高いか低いか判断しやすくなるからです。

もし、顧客の予算がこちらと合致しない場合は、予算内でできることを提示するのも良い方法です。

【Authority（決裁権）】

• 決裁者はどなたさまですか？
• 決裁者さまはどのようなお方ですか？

商談の担当者が決裁権を持っていない可能性も考えられます。また、担当者がOKでも、最終的に決裁者がNGを出すこともあり得ます。

そこで、決裁者が誰なのか明確にするとともに、決裁者とコンタクトが取れないか確認しましょう。もし難しければ、決裁者の特徴についてヒアリングしておくのもおすすめです。

決裁者の人物像を知っておくことで、商談の温度感や、スムーズに商談が進みそうか判断がつきやすくなります。

【Need（ニーズ）】

• 御社が抱えている課題はありますか？
• 抱えている課題はいつ頃からですか？
• 抱えている課題についてどのように困っていますか？
• 他社サービスを導入もしくは検討したことはありますか？
• 他社サービスを利用して気になることはありますか？

BANT条件のうち、Need（ニーズ）は最も重要です。なぜなら、営業実績を上げるには顧客ニーズを知ることが最も重要だからです。

上記の質問を行い、顧客が何を求めているのか把握して提案につなげましょう。

【Time frame（導入時期）】

• お伺いした課題はいつ頃改善予定ですか？
• 具体的にいつ頃契約するか決まっていますか？

商談パートの最後には、実際にいつ頃導入検討しているのか、時期について確認します。これは、導入時期を知ることで、顧客の温度感や課題解決への真剣さがわかるからです。

極端に導入時期が遅い場合や、こちらの希望する導入時期を合わないなどの場合は温度感が低い可能性も考えられます。

3. 提案〜クロージング

商談パートでヒアリングした項目を基に、自社商品・サービスの説明、提案に入ります。具体的には、どのようなことができるのか、顧客にとってどのようなメリットがあるのか、他社にない強みなどを説明します。

提案が終わった後は、以下のようなトークを入れると良いでしょう。

• ここまでのお話でご不明点やご不安点はないですか？
• もし仮にご契約いただけるとしたら、いつ頃導入したいですか？

上記のトーク内容を入れることで、契約に対する不安払拭ができるほか、「もし仮にご契約いただけるとしたら〜」という契約をイメージさせるトークを行うことで、顧客の温度感を再確認できます。

もし、その場で成約につながらなかった場合、次回の商談の約束を取り付けることが重要です。

商談終了後には適度なフォローアップメールや電話を行うなどの方法で、顧客との関係を切らさず成約につなげるアクションを行うようにしましょう。

▼下記の資料では、実際にヒアリング活動によってお客様のお問合せやCVRの向上を達成できた実例をご紹介しています。

もし今、以下のようなお悩みをお持ちの方は、資料を無料ダウンロードいただくことで、具体的な事例からヒアリングコストの削減やCVRを上げる具体的な事例をご参照いただけます。

これまでのお問い合わせや電話対応を効率化してコストを落としたい
ヒアリング活動を効率的に行いたい
ヒアリングツールの選び方を理解したい

資料は無料で1分でダウンロードいただけます。

営業ヒアリングシートに必ず入れるべき必須項目7つ

営業ヒアリングシートに必ず入れるべき項目を理解することで、顧客ニーズを最大限引き出せる可能性が高まります。

それぞれの項目について詳しく解説します。

1. 顧客が抱えている課題や問題点

商談の最初に、顧客が抱えている課題や問題点をヒアリングします。

どのような課題や問題点が起きているのか、課題や問題点が顧客にとってどのような悪影響を与えているのか深掘りすることが大切です。

2. 課題や問題点がいつから発生しているか

次に、ヒアリングした課題や問題点がいつから発生しているか確認しましょう。

もし、課題や問題点がかなり前のタイミングから発生しており、対策のアクションを行っていなかった場合、あまり真剣に考えていなかった可能性も考えられます。

商談への温度感に関わるので、必ずヒアリングしましょう。

3. 課題や問題点に関して他社サービスを検討したことはあるか

ヒアリングした課題や問題点に関して、他社サービスを検討もしくは導入したことがあるか確認しましょう。

検討している段階の場合は、検討するに至った理由を深掘りするのがおすすめです。

検討する理由を深掘りすることで、顧客に対して自社サービスの優位性をアピールできる材料につながるからです。

また、すでに他社サービスを導入している場合は、他社サービスに対して気になる点や不満点がないか深掘りしましょう。

4. 予算はどのくらいか

商談において、予算がどのくらい用意されているのか確認することが大切です。

もし、予算が自社商品・サービスに対して足りていない場合、成約させることが難しくなるからです。

また、予算が足りていない場合は、予算の増枠ができないか確認しましょう。

顧客が早く課題や問題点を改善したい場合は、増枠に応じてくれる可能性もゼロではないからです。

どうしても予算の増枠が難しい場合は、予算内で自社でできることを提案しましょう。

5. 決裁権は誰が持っているか

商談の際には決裁権を誰が持っているか早い段階で確認しましょう。

なぜなら、担当者がOKでも決裁権を持っている人物がNGを出す可能性があるからです。

また、予算の項目で解説した、予算が足りない場合の増枠に関して、決裁権を持っている人物に確認が必要になるでしょう。

商談の際には、決裁権を持っている人物とコンタクトを取れるようにするのが望ましいです。

6. 課題や問題点を改善することでどのような影響があるか

顧客の課題や問題点を改善することで顧客にどのような影響があるのか確認します。

具体的には、課題や問題点を改善すれば特定の業務が効率化できるなど、顧客ニーズを把握するために必要な情報をヒアリングします。

提案を行う際に、自社商品・サービスを契約するメリットを提示する際に必要な項目です。

7. 課題や問題点へのアクションはいつ頃検討しているか

最後に、顧客が抱える課題や問題点は、いつ頃アクションを検討しているか確認しましょう。

なぜなら、顧客はすぐ課題や問題点の改善アクションを行うとは限らないからです。

場合によっては、極端にアクションを起こすタイミングが遅い、自社とマッチしないなどの可能性もあります。

顧客の温度感を知るためにも必ずヒアリングが必要です。

 

▼以下は、ヒアリングを効率化させるためのヒアリングシートの作り方をステップ別に解説した資料です。

自社内の営業のヒアリングを効率化させることに特化したヒアリングシート作成ガイドです。具体的な「ヒアリングシート制作の基礎知識」や「営業のためのヒアリングシートに盛り込むべき6つのポイント」を記載しております。

資料にあるステップをもとに、営業活動のヒアリングの質やスピードアップをご検討している方は是非ご参照ください。

営業ヒアリングシートのテンプレートサンプル

以下では、営業ヒアリングシートのテンプレートを紹介します。ヒアリングの目的に応じて、自由にカスタマイズしてご活用ください。

項目	ヒアリング内容
基本情報	会社名： 業種： 担当者名： 役職： 連絡先（電話番号／メールアドレス）： 所在地：
現状の課題・ニーズ	現在の課題やお困りごと： 改善したいポイント： 期待する効果・目標：
現状の取り組み	既存の製品・サービス： 利用中の他社サービス： 予算： 導入の意思決定プロセス：
競合・市場動向	競合他社のサービス： 競合との比較ポイント： 業界のトレンド：
次回のアクション	提案内容： 次回訪問日： フォローアップの方法：

下記の記事では、営業以外のヒアリングシートも紹介しています。ぜひ参考にしてください。

関連記事：ヒアリングシートの作り方とテンプレートを紹介 ｜必要な4つの項目とは？

▼下記の資料では、自社のマーケティング施策に活用できる最適な『診断体験』の作り方を5つのステップで解説しています。

診断コンテンツはユーザー自身の潜在的なニーズを深掘り、自分が求めるサービスや理想像をより明確にすることが可能なため、CVRの向上や診断コンテンツを通じてLTVを向上させることが可能です。

もし今自社のサービスで診断体験を通じたユーザー獲得や認知拡大をご検討中の方は是非ご確認ください。

営業ヒアリングにデジタルツールを活用する方法

ヒアリングシートの効果的な活用法

テンプレートの選択と準備

テンプレートを活用することで、ゼロからヒアリングシートを作成する手間を省くことができます。無料で提供されているテンプレートは、項目があらかじめ整理されており、カスタマイズも容易です。業種や目的に応じて適切なテンプレートを選択しましょう。

カスタマイズのポイント

テンプレートはそのまま使用するのではなく、プロジェクトや顧客に合わせて調整することが重要です。

1. 不要な質問の削除
2. プロジェクト固有の項目の追加
3. 質問の順序の最適化

これらの調整により、より効果的なヒアリングシートが完成します。

業種別のカスタマイズ例

IT業界向け

IT業界では、技術的な背景やセキュリティに関する問題を重点的に取り上げましょう。

• 現在のシステム環境
• 使用中のプラットフォームやソフトウェア
• セキュリティ対策
• 改善希望領域
• IT投資の予算

Web制作向け

Web制作では、デザインや機能に関する具体的な要望を聞き出すことが重要です。

• サイトの目的
• ターゲットユーザー
• 希望するデザインスタイル
• 必要な機能やコンテンツ

ヒアリングシートを効果的に活用するためのヒント

1. 事前調査の実施：顧客の基本情報を事前に収集し、ヒアリング対象を絞り込みます。
2. 質問内容の設計：必要な回答から逆算し、具体的な情報を得られる質問を作成します。
3. 形式の選択：用途に合わせてオンラインフォームやPDFなど適切な形式を選びます。
4. 視覚的デザイン：回答しやすく、見やすいデザインにすることも重要です。
5. 定期的な見直し：使用後は効果を検証し、必要に応じてテンプレートを更新します。

テンプレートを適切にカスタマイズし活用することで、効率的かつ効果的なヒアリングが可能となり、顧客とのコミュニケーションをスムーズに進めることが可能です。

▼Interviewz（インタビューズ）では、ヒアリング体験をDX化し、質の高い情報をスピーディーに収集、顧客・ユーザー理解を深め、サービスのあらゆるKPIの改善を可能にします。

テキストタイピングを最小化した簡単かつわかりやすいUI/UXと、収集した声をノーコードで様々なシステムに連携し、ユーザーの声を様々なビジネスプロセスで活用することで、よりビジネスを加速させることが可能です。

以下の資料ではそんなInterviewz（インタビューズ）のより詳しいサービスの概要を3分で理解いただけます。Interviewzについてより詳しく知りたい方は、以下の資料をご参照ください。

営業ヒアリングシートのテンプレートはInterviewzにおまかせ！

「テンプレート作成の方法が知りたい」「おすすめのテンプレート作成方法は？」と考えている方もいるでしょう。

テンプレート作成は、インターネット上でテンプレートをダウンロードして、自社向けにカスタマイズすることも可能です。

しかし、「最適なテンプレートがあるとは限らない」「カスタマイズに時間がかかる」などの問題があります。

そこで、営業ヒアリングシートを作る際には、専門のツールを使ったテンプレートの作成がおすすめです。

Interviewzでは、効果的な営業ヒアリングシートの作成が可能です。

Interviewzのヒアリングツールには、以下のような特徴があります。

• 初心者でも安心して利用できる操作性
• 30日間無料トライアルでお試し利用可能
• SalesforceやGoogleカレンダーなどの外部サービス連携に強い
• IT導入補助金対象サービスで中小企業・小規模事業者でも導入しやすい

このような特徴を活かして、ぜひ営業効率を高めるヒアリングシートを作成してください。

また、ぜひこの機会に、30日間の無料トライアルをお試しください。