展示会は貴重なビジネスチャンスですが、来場者と効果的にコミュニケーションを取ることが成功のポイントです。

しかし、短時間で相手のニーズを正確に把握し、後の商談につなげるのは容易ではありません。

そこで活用したいのが「ヒアリングシート」です。

適切な質問を事前に準備し、記録を取ることで、商談の精度を高めることができます。さらに、質問の内容次第で、顧客の関心度を引き出すことも可能です。

そこで今回は、展示会でヒアリングシートを活用する重要性と効果的な質問事項5つをテンプレート付きで解説しますので、ぜひ参考にしてください。

ヒアリングシートとは？展示館で活用する重要性も解説

展示会では、多くの来場者と短時間で会話を交わすため、後々の営業活動に役立つ情報を適切に収集することが重要です。そのために活用したいのが「ヒアリングシート」です。

アンケートとは異なり、ヒアリングシートは商談に向けた具体的な情報を記録するツールです。適切に活用すれば、商談の成功率を高めることができます。

ヒアリングシートとアンケートの違い

ヒアリングシートとアンケートはどちらも情報収集の手段ですが、目的が異なります。

アンケートは統計データを取得し、顧客全体の傾向を把握するためのものです。一般的に選択式の質問が多く、広範囲の意見を収集できます。

一方、ヒアリングシートは個別の顧客情報を収集し、営業活動に活かすためのものです。訪問者の具体的な課題や要望を把握することで、最適な提案につなげることができます。

展示会では、商談を見据えた情報収集が求められるため、ヒアリングシートの活用が効果的です。

ヒアリングシートで得られる情報

展示会でヒアリングシートを活用することで得られる重要な情報を以下の表にまとめました。各情報が営業活動や商談にどのように活用できるかも詳しく記載していますので、ぜひ参考にしてください。

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ヒアリングツールは、診断コンテンツの作成やチャットボットなどで、ユーザー情報のヒアリングを行うツールです。

類似サービスの比較を行いたい方は、1分で比較できる以下の表を是非ご参考ください。

展示会でヒアリングが効果的な理由とメリット5つ

展示会でヒアリングを行う理由と、そのメリットは主に以下の5つです。

1. 来場者のニーズを正確に把握できるから
2. 有望なリードを選別できるから
3. 商談の成功率を向上させることができるから
4. 展示会後のフォローアップを効率化できるから
5. 顧客との信頼関係を構築できるから

それぞれの理由について詳しく解説します。

1.来場者のニーズを正確に把握できるから

展示会に訪れる顧客は、何かしらの課題や興味を持っています。

ヒアリングを通じて、顧客が求めている具体的なニーズを掘り下げることで、より最適な提案が可能です。また、表面的な質問だけでなく、背景にある問題や導入の障壁なども把握できるため、商談に向けた準備がしやすくなります。

適切なヒアリングを行うことで、顧客は「自社の課題を理解してくれている」と感じ、信頼関係を構築しやすくなるでしょう。

2.有望なリードを選別できるから

展示会では、多くの来場者と接することになりますが、全員が即座に商談につながるわけではありません。ヒアリングを通じて、導入の可能性が高いリードを選別できれば、効果的な営業戦略を立てることが可能となります。

例えば、ヒアリングによって「すぐに予算を確保できる」「導入の意思決定者が訪問している」といった情報を得られれば、成約率の高い顧客に絞ってフォローアップできます。

このように、限られた営業資源を効率的に活用するためにも、ヒアリングによるリード選別が欠かせないのです。

3.商談の成功率を向上させる

ヒアリングで収集した情報をもとに商談を進めることで、より顧客のニーズに合った提案が可能となります。事前に課題や予算、導入検討時期などの詳細を把握しているため、商談時にスムーズな話し合いができます。

また、ヒアリングを通じて顧客の興味関心を引き出しておけば、展示会後の商談でも「この企業は自社のことをよく理解している」と感じてもらえる可能性が高くなります。その結果、提案が受け入れられやすくなり、商談の成功率が向上します。

4.展示会後のフォローアップを効率化できる

展示会後に適切なフォローアップを行うためには、ヒアリングで収集した情報が不可欠です。例えば、ヒアリングを通じて「導入時期は半年後」「競合製品を比較検討している」などの情報が得られれば、その顧客に合わせたフォローアップが可能です。

一般的なフォローアップメールを送るのではなく、個別の関心に合わせた情報提供を行うことで、商談につながる可能性を高められるでしょう。

展示会の成果を最大化するためにも、ヒアリングを活用したフォローアップ戦略が重要です。

5.顧客との信頼関係を構築できる

ヒアリングは単なる情報収集ではなく、顧客との信頼関係を築く重要な機会でもあります。

展示会に訪れた顧客は、何らかの期待を持っていますが、一方的な説明だけでは満足度が低くなることもあります。ヒアリングを通じて「貴社の課題に共感し、最適な解決策を考えたい」という姿勢を示せば、顧客は「この企業は信頼できる」と感じ、関係性が深まりやすいでしょう。

このように、単なる営業活動を超えて長期的な関係を築くことができる点も、ヒアリングの大きなメリットです。

展示会ヒアリングシートの主な質問事項5つ

展示会のためにヒアリングシートを用意する際には、質問事項を決めておく必要があります。

ヒアリングシートの主な質問事項は以下の5つです。

1. 来場目的
2. 観覧したブース
3. 悩みや課題
4. 現在の導入状況
5. 来場者の情報

今回の記事で紹介しているヒアリングシートのテンプレートに、上記の質問事項を入れて利用することをおすすめします。

1.来場目的

来場目的では、来場者がなぜ展示会に訪れようと思ったのか理由を聞きます。

想定できる回答には、「興味のある商品があったから」「サービスの乗り換えを検討しているから」などがあるでしょう。文字を記入する手間を省くために、あらかじめ想定できる回答を選択肢として設けておくこともおすすめです。

2.観覧したブース

観覧したブースでは、今回展示会で設けたブースの中で観覧したものを聞きます。

展示会のブースがいくつも分かれている場合は、このような質問事項を設けると良いでしょう。来場者がスムーズにどのブースなのか答えられるように、各ブースに番号を振り分けることもおすすめです。

3.悩みや課題

悩みや課題では、来場者が抱えている悩みなどを聞きます。

来場者の中には、展示会にある商品やサービスへの乗り換えを検討している方がいれば、情報収集を目的に来場する方もいます。どのような目的で来場したのか見極めるためにも、悩みや課題を具体的に聞く必要があるでしょう。

また来場者との会話の中で悩みや課題を聞き出すことで、課題を解決できる商品やサービス提供に自然とつながる可能性があります。

4.現在の導入状況

現在の導入状況では、来場者の方が既に別のサービスを導入しているのか、もしくはこれから導入を検討しているのか聞きます。

特に現在既にサービスを導入している場合は、導入しているサービスを導入して来場者の課題が解決できているのか確認しましょう。

もし、別のサービスを導入していても来場者の抱える課題を解決しきれていない場合は、自社サービスを提案する余地があります。

自社サービスでできることや今導入しているサービスとの比較をした上で、乗り換えを勧めるのも良いでしょう。

ただし、強引なサービス勧誘をしてしまうと来場者に不信感を与えてしまい、悪い口コミを広められる可能性があるので注意しましょう。

5.来場者の情報

来場者の情報では、来場者の所属している部署や抱えているタスクについてヒアリングします。

BtoBの展示会の場合、来場者がどの部署に所属しているのか、抱えているタスクはどのようなものか知っておくことで話を進めやすくなります。

来場者の情報を知るには、名刺交換がおすすめです。

名刺には来場者の役職などが記載されている可能性が高いため、スムーズに来場者の情報を把握できます。

展示会で役立つヒアリングシートのテンプレート

以下では、展示会ヒアリングで役立つテンプレートを紹介します。

企業によってヒアリングしたい内容が異なる場合や質問事項を付け足したい場合は、上記をカスタマイズしてお使いください。

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展示会でヒアリングを行う際のポイント

展示会でヒアリングを行う際には、ただ質問をするだけではなく、上手にヒアリングを行うためのポイントも把握しておくと良いでしょう。

展示会でヒアリングを行うポイントは主に以下の4つです。

1. 予算と導入時期のヒアリングを控える
2. 来場者独自の課題を聞く
3. 回答を誘導しないようにする
4. シンプルでわかりやすい言葉で質問する

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

1.予算と導入時期のヒアリングを控える

1つ目に紹介するポイントは、予算と導入時期のヒアリングを控えることです。

予算や導入時期などの売り込みを目的としたような質問は、アンケートよりもヒアリングで聞き込むほうが良いでしょう。しかしヒアリングとはいえ、踏み込んだ質問ばかりをすると、来場者からの評判を下げてしまう恐れがあります。

また予算や導入時期をヒアリングしたい場合には、来場者の導入状況や本当に自社サービスを検討したいのかを見極めた上で、ヒアリングを行いましょう。

2.来場者独自の課題を聞く

2つ目に紹介するポイントは、来場者独自の課題を聞くことです。

悩みや課題を聞く質問項目を設ける際、来場者すべてがこちらが想定している回答をするとは限りません。来場者の悩みから新たな発見をするケースもあり、中には独自の悩みや課題を抱えている方もいます。

また来場者独自の課題を聞き出すには、相手の気持ちを理解しながら話を進めましょう。まずは相手の心を開く必要があります。

3.回答を誘導しないようにする

3つ目に紹介するポイントは、回答を誘導しないようにすることです。

こちらが求めている回答を引き出すために、無理やり回答を誘導しないように注意しましょう。無理に回答を誘導した場合、有益な情報とはいえません。

またヒアリングを行う際には、基本的に話を聞く側の立場でいましょう。はじめにヒアリングを行うときには、来場者が「はい」か「いいえ」で答えられるような簡単な質問からしてみてください。

4.シンプルでわかりやすい言葉で質問する

4つ目に紹介するポイントは、シンプルでわかりやすい言葉で質問することです。

言葉自体がシンプルでわかりやすくても、文章が長くかえってわかりにくくなってしまう恐れがあります。相手が経営者であったりビジネスに携わったりしている方でも、ビジネス用語を多用しないように注意しましょう。

また展示会を何度も行う機会がある場合には、開催するたびにヒアリングシートの見直しを行うことをおすすめします。よりシンプルでわかりやすい言葉にできないか、他の部署の方にも確認してもらうと良いでしょう。

展示会後のアフターフォロー手法3つ

展示会でヒアリングを行った後は、アフターフォローを行うと商談成立や案件獲得につながる可能性があります。ヒアリング内容をもとに、アフターフォローを行うべきか見極めましょう。

展示会後に行うアフターフォローの手法は主に以下の3つです。

1. 電話
2. メール
3. 手紙

それぞれの手法の特徴について詳しく解説します。

1.電話

展示会でのヒアリングの後は、ヒアリング時に直接話を伺っていることもあり、電話でのアフターフォローがしやすいです。

会場でのヒアリングでは、短時間でしか対応できないので、来場者一人ひとりのニーズを把握するのは困難です。電話でのアフターフォローをきっかけに、よりヒアリングの延長として深い話ができると考えられます。

ただし、すべての来場者に電話をかけるのは時間や手間がかかるので、すぐに商談が成立しそうな顧客を見極めて電話をかけると良いでしょう。

2.メール

展示会後のアフターフォローで時間や手間がかからない手法として、メールでのフォローがおすすめです。

メールでのアフターフォローは、電話よりもスムーズに実施できる、多くの方に対して一斉送信できる、人手がいらないなどのメリットがあります。効率的にアプローチできるので、アフターフォローに時間をかけたくない方におすすめです。

ただし、メールを送信してすべての方が開封するとは限りません。ヒアリングの際に少しでも案件につながると感じた顧客には、メールではなく電話でのアプローチをおすすめします。

3.手紙

展示会後のアフターフォローとして、手紙を送る手法もあります。

メールよりも手紙のほうが丁寧に対応していると感じてもらいやすく、丁寧な印象から自社のイメージアップにもつながるでしょう。手紙はメールよりも開封率が高く、メールのように見逃してしまう恐れも低いです。

ただし、顧客一人ひとりに手紙を送信する際には、電話やメールよりもコストがかかってしまいます。さらに手紙が手に届くまで数日かかってしまうので、最新情報を提供する際には電話またはメールでのアプローチがおすすめです。

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展示館のヒアリングはインタビューズのヒアリングシートがおすすめ！

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まず、事前に質問事項を設定できるため、来場者のニーズや課題を的確に把握できます。また、調査員が記入する形式のため、来場者は回答の手間がなく、スムーズなヒアリングが可能です。

さらに、ヒアリングデータをデジタル管理できるため、展示会後のフォローアップが容易になり、営業活動の精度が向上します。アンケートよりも売り込み感が少なく、自然な会話の中で情報を収集できる点も大きなメリットです。

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