RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは？意味や活用例を紹介
- 2022/10/12
- 2023/10/22
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目次
業務効率化や生産性の向上を図る企業は、解決策のひとつとしてRPAを導入するケースが増えています。RPAは、企業のDX化が推進されていく中で重要な要素ともなるでしょう。
しかし、RPAの意味や仕組みについての情報が曖昧な方も多いのではないでしょうか。
本記事ではRPAとどのようなもので、RPAの導入で何ができるのかについて簡単に説明します。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは？
RPAとは、Robbotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の頭文字を取ったもので、パソコン上で行う事務業務をロボットが自動化し、代行するテクノロジーのことです。
ロボットと言われると人型を想像する人が多いですが、RPAはパソコンやクラウド上で働くソフトウェアのことを指します。
RPAは人間が行ってきた作業をロボットに覚えさせ、自動で遂行させることができます。
複数のアプリを使用する処理業務や、ブラウザに表示した内容を参照しながら一定のルールに基づいてデータを入力する作業など、反復性の高い業務をRPAに任せることが可能です。
RPAの仕組みは、人間がパソコンなどの端末上で行ったキーボードやマウスの操作をロボットが記憶し、記憶された操作をベースに人間が手動でカスタマイズを加えてチューニングします。
カスタマイズの方法はツールの機能によって異なりますが、多くのツールはプログラミングなどの難しい知識がなくてもできるように設計されています。
RPAはなぜ注目されている？
RPAは、働き方改革や生産性向上を支えるテクノロジーとして必要とされています。
政府が打ち出している働き方改革は、少ない労働力で生産性を維持することを目的としています。
RPAは24時間365日稼働ができるため、作業時間の大幅な短縮が可能になり、働き方改革の実現に繋がります。
また、少子高齢化に伴う労働人口の減少が原因で、人手不足が企業の深刻な問題になっています。
RPAの活用で業務効率化を図れるため、反復性のある業務をRPAに任せ、従業員は他の業務に集中ができます。
そのため、人材が不足する現代において、RPAが注目を集めています。
RPA・AI・VBAの違いとは？
RPAを導入する際は、他の自動化ツールと比較して目的に合った最適なツールを選ぶ必要があります。
RPA以外の自動化ツールにはどのような種類があり、それぞれどのような機能が備わっているのでしょうか。
RPAには3つのクラスがある
RPAは3つのクラスに分類されており、それぞれ適用業務が異なります。業務の自動化における役割や進化の度合いによってクラスが分かれています。
以下では3つのクラスの特徴や活用例について紹介します。
クラス1.RPA
RPAは提携業務だけを自動化できます。
例えば、エクセルのファイルからデータをコピーし、社内システムの決まった箇所への入力やペーストしてデータ登録などの反復作業を伴う事務作業に活用できます。
クラス2.EPA
EPAはEnhanced Process Automationの略で、AIと連携して一部の非定型業務の自動化が可能になります。人工知能による自然言語解析や画像、音声解析との組み合わせで効果を発揮します。
例えば、取引先からの発注メールをAIが解析し、商品名や商品番号を読み取ってシステムへ自動登録することによって受注処理や在庫管理を自動で行うプログラムを組み込むことが可能になります。
クラス3.CA
CAはCongnitive Automationの略で、現在におけるRPAの最終形態とされており、AIが自律して業務を行います。
CAがクラス2のEPAと大きく異なるのは、AIが多くのデータの中から必要な情報を整理し、分析した結果に基づいて業務や経営が最適化されるように意思決定ができる点です。
例えば、店舗の在庫を調整する際に季節変動やトレンドに応じて調整を行います。CAを導入することで、在庫減少ペースと季節や天気などの要因を自動分析し、最適な在庫補充量を計算して必要な分だけ発注してくれます。
RPAとAIの違い
AIとはArtificial Intelligenceの略で人工知能のことを指します。機能に人間と同じような知能を持たせたソフトウェアで、コンピューター上に蓄積された膨大なデータを参考にして、AIが自分で判断して実行する点がRPAとの違いです。
一方でRPAは自ら考えて判断する能力を備えておらず、人が記憶させた作業をルール通りに稼働し、遂行します。
RPAは作業手順を展開するだけで覚えさせることができるため、手軽に導入が可能です。
RPAとVBA（マクロ）の違い
VBAとはVisual Basic of Applicationsの略で、マイクロソフト社のオフィス系ソフトウェアに含まれているプログラミング言語のことで、繰り返し行われる定型的な作業を自動化します。
マクロは自動化させる機能を指し、VBAはマクロを実現させるプログラミング言語のことを指します。
しかし、VBAは自動化できる範囲がマイクロソフトのオフィス系アプリケーション内の操作に限られます。
また、VBAを利用するにはプログラミング言語の知識やスキルが欠かせず、知識を持っていないと設定や修正などの作業は難しいです。
一方、RPAはパソコン内の操作の自動化が可能で、導入の際も作業手順のテンプレートが充実しているため、プログラミングのスキルがなくても簡単に導入ができます。
RPA導入のメリットとデメリット
RPAを導入するにあたって、どのようなメリットやデメリットが発生するのでしょうか。
メリットとデメリットを両方理解した上で導入を検討しましょう。
以下ではメリットとデメリットの内容を具体的に説明します。
メリット
企業がRPAの導入によって以下のような効果やメリットを得ることができます。
1.人件費削減
RPAの導入で単純作業の自動化によって従業員は簡易な業務をする必要がなくなり、人件費の削減に繋がります。
RPAが作業を行ってくれるため少数の従業員で効率よく仕事ができ、残業時間や人件費の削減と共に従業員が働きやすい環境を作ることができます。
2.作業効率化
RPAはロボットであるため24時間365日稼働ができます。そのため、大量のデータ処理を休むことなく、素早く行うことが可能です。
データ入力などを手動で行う場合は、打ち間違いなどによりミスが生じる可能性があります。
しかし、RPAは作業を続けても正確性が落ちないため人的ミスを防ぐことができます。
また、業務の引き継ぎや教育にかかるコストを削減することもできます。
3.生産性向上
RPAが業務を代行してくれることで、従業員はコミュニケーションが必要な業務やクリエイティブな業務に集中することができます。
人間とRPAの業務をはっきりと分けることで業務効率が上がり、生産性の向上に繋がります。
デメリット
RPAの導入にはメリットがある反面デメリットも存在します。
デメリットを考慮した上で導入すべきか検討しましょう。
1.導入コストがかかる
RPAは導入費と運用費がかかります。AIを用いたシステムと比べると安価にはなりますが、システムによって課金方式や利用ランクでサービスが異なるので、目的に合ったRPAを選ぶ必要があります。
しかし、人件費削減効果を考慮するとトータル費用は安くなる可能性があるためRPAを効果的に活用しましょう。
2.情報漏洩のリスクがある
RPAがネットワークに繋がっていると、不正アクセスやロボットの乗っ取りをされるケースがあります。
情報漏洩を防止するにはアクセス権限の設定を行い、IDやパスワードを暗号化させ不正なアクセスへの対応を行う必要があります。
社内の莫大なデータを扱うので、情報漏洩には十分注意して利用しましょう。
3.業務停止リスクがある
RPAはシステム障害やネットワーク障害、ブラウザのバージョンアップやアップデートなどが原因で停止する恐れがあります。RPAを活用する中で、日々のメンテナンスを定期的に行い停止リスクを低減させましょう。
また、いつシステムが停止するか分からないので、誰でもすぐに対処ができるようにあらかじめ対応方法を決めておき、社内で共有しておきましょう。
RPAのできることとは？ビジネス活用例を紹介
RPAは、業務フローや作業手順が決まっている単純作業や定型業務が得意です。
また、複数のアプリケーションを使用した処理業務など大量のデータを扱う業務も行うこともできます。
以下ではRPAが生活で活用されている事例を解説します。
1.データ入力
データ入力は、あらかじめ作成されたデータを一定のルールに基づいて他のアプリケーションに繰り返し入力する作業です。
人間が行うと確認間違いや打ち間違いなどの人的ミスが発生しますが、RPAに任せることで効率的にミスなく業務を遂行してくれます。
例として、請求書や経費の処理、発注や受注などの業務が挙げられます。
2.データ集計
データ収集やデータ分析を人間が行うと膨大な時間がかかってしまいますが、RPAは大量のデータを扱う作業を得意としており、人間と比べものにならないほど素早くデータの集計と処理を行うことが可能です。
在庫管理などが代表的なデータ集計の業務として挙げられます。
3.競合調査
RPAの導入をすることで、競合する他社商品やサービスについて定期的に価格を調査し、データを集めてエクセルに一覧表にしてまとめるところまで自動化が可能です。
自社製品の販売価格を見直すためのデータ収集に役立てることができます。
4.口コミ調査
マーケティング活動の一環として、SNSに投稿された自社商品に対する口コミやコメントを確認するという業務もRPAで自動化することが可能です。
キーワードを決めてポジティブな評価とネガティブな評価に分けることもできるため、自社商品の認知度や評価についてデータを分析する際に役に立ちます。
5.資料作成・送付
RPAは最新のデータを収集して分析し、あらかじめ設定しておいた情報を元に定型レポートを作成することができます。
また、定型文のメール送信もRPAによって自動化することが可能です。
メールを送る数日前にリマインド設定をしておくと、社内システムに登録されている送り先リストから対象者を抽出し、自動でメールを送ることができます。
業務負担を減らすだけでなく、送付先を間違えるというような人的ミスを減らすことにも繋がります。
RPA導入の手順5ステップ
RPAが得意とする業務が分かれば、次はいよいよ導入するステップになります。
何も決めずにRPAを導入すると本来の目的が果たせず、かえって業務が増えてしまう場合があります。
効果的にRPAを活用するためにも手順を理解してから導入に進みましょう。
1.業務の棚卸し
RPAの導入を決めたら、まずは導入目的と改善したい業務を設定しましょう。
日々の業務の中でどのような課題があり、自動化によって求める成果は何か、具体的にしておきましょう。
RPAを導入してもすぐに効果が得られるとは限りません。そのため短期的なコスト削減を目的とするのではなく、長期的な生産性向上を目的と捉えることが大切です。
2.RPA導入する業務範囲を決める
RPAには得意な業務と苦手な業務があります。そのため、社内で行っている業務の中からRPAで自動化する業務を選定する必要があります。
業務範囲を決める際には、RPAを利用しなくても解決できる業務はないか、不要な業務はないか、など無駄を削ぎ落としながら抽出しましょう。
自社の課題を明確にし、RPAが課題解決に役立つかという視点で考えることが大切です。
3.RPAツールを選定する
自社の課題解決に適したRPAツールを選定するために、機能や価格、既存システムとの連携やカスタマイズの方法などを比較して選びましょう。
RPAのツールによってはプログラミングスキルが必要なものもあるため、従業員のスキルや知識を考慮して、どのRPAツールが適しているのか検討する必要があります。
4.RPAツールのテスト導入をする
多くのRPAツールは無料トライアルを実施しているため、利用するようにしましょう。
不具合はないか、使い勝手は良いかなどを確認しながら導入の効果を検証します。無料トライアルの際に、使いにくい、目的に合わないと感じた場合は他のRPAツールを試すことをおすすめします。
5.本格導入
無料トライアルを試し、特に問題がなければ本格導入に進みましょう。
RPAの導入による効果測定を行ったり、社内でRPAツールの説明会や勉強会を開催したり、業務効率化を図れるように社内体制を整えておきましょう。
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まとめ｜RPAとは？
本記事では、RPAの特徴や他の自動化ツールとの違い、導入するにあたって起こるメリット、デメリットについて紹介しました。
RPAが得意とする業務を理解し、導入する目的を明確にした上で最適なRPAツールを選定しましょう。
現在の業務フローに課題を感じている方や人件費を削減し業務効率化を向上させたい方は、本記事を参考にRPAツールの導入を検討してみてください。
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