ヒアリングシートは、ヒアリングを行う際に行う質問などの内容を事前にまとめたもです。このヒアリングシートを準備しておくことで、重要な質問項目などを忘れることなくヒアリングすることができます。

ヒアリングシートは、大きく分けるとWeb制作案件用・営業用・面接用の3つがあります。これらの種類により、ヒアリングを行う内容が大きく異なるため、ヒアリングシートを作成する際は、注意が必要です。

そこで本記事では、Web制作案件用のヒアリングシートについて、必要な項目や活用例、作成する際のポイントを紹介します。

無料で使えるヒアリングシートのサンプルや、ダウンロードできるヒアリングシートのテンプレートも紹介しますので、これからヒアリングシートを作成する方はぜひ参考にしてください。

ヒアリングシートとは？Web制作における重要性

ヒアリングシートは、ヒアリング内容を事前にまとめたものです。

ヒアリングシートといっても、Web制作案件用や営業用、面接用など、さまざまな種類があります。種類によってヒアリング内容が異なるので、作成する前にまずは何について聞くのか、目的を明確にしてから作りましょう。

今回は、Web制作案件を受けた際に使えるヒアリングシートについて紹介します。

Web制作におけるヒアリングシートの重要性と目的

ヒアリングシートは、事業内容関係なくさまざまな業界でも用いられています。なぜヒアリングシートを利用するのか、重要とされている主な理由を5つ紹介します。

1.クライアントの要件を把握する

ヒアリングシートは、クライアントがWebサイトを通じて何を達成したいのか、どのような機能やデザインを求めているのかなど、要件や目的を明確にするための重要なシートです。
ヒアリングシートの活用により、制作側がクライアントのビジョンや期待値を深掘りしながら正確に理解し、具体的な設計やコンテンツの計画を立てることができます。
これにより、各制作工程における認識のズレを防ぎ、スムーズな進行を可能にします。

2.聞き逃しを予防する

ヒアリングシートは、Web制作に必要な情報を聞き出すための質問項目が体系的に整理されているものでなければなりません。
事前に質問項目が整理されているシートを準備し、その質問に沿った情報を収集することで、プロジェクトの進行に必要となる情報の聞き逃しや伝達ミスを未然に防止できます。
これにより、Web制作中に起こりうる認識のズレや修正作業を減らし、効率的な制作が可能となります。

3.情報の共有と認識の統一

ヒアリングシートは、クライアントと制作チームの間で情報を「見える化」し、関係者全員が同じ情報を共有するための重要な役割を果たすものです。
ヒアリングシートにWeb制作で必要となる要件を明文化することで、関係者の認識の齟齬を無くし、プロジェクトの方向性やゴールを明確にします。
これにより、一貫性のあるWeb制作が可能となり、質の高いWebサイトを制作できます。

4.質の高いヒアリングを可能にする

ヒアリングシートに体系的な質問項目を明文化することで、担当者のスキルや経験に左右されず、誰でも一定水準以上のヒアリングが可能となります。また、具体的で詳細な質問を用意することで、クライアントの潜在的なニーズや課題を引き出しやすくなります。
これにより、クライアントが望むWeb制作を実現できるだけでなく、自社の営業活動の質を高めることが可能です。。

5.Web制作におけるヒアリング能力の属人化を解消する

ヒアリングシートを標準化することで、各営業担当者のスキルや経験に依存せず、誰が対応しても同じ品質の情報収集が可能となります。
これにより、営業やヒアリング業務の属人化を防ぎながら、組織全体として安定したサービスを提供できるようになります。
さらに、蓄積したヒアリングデータを分析することでより質の高いヒアリングを実現でき、業務効率も向上するでしょう。

関連記事：ヒアリングシートの作り方とテンプレートを紹介 ｜必要な4つの項目とは？

ヒアリングシートの精度を上げたい人は、ツールの活用を検討してみませんか？

以下の資料では、実際にヒアリング活動によってお客様のお問合せやCVRの向上を達成できた実例をご紹介しています。

もし、今以下のようなお悩みをお持ちの方は、資料を無料ダウンロードいただくことで、具体的な事例からヒアリングコストの削減やCVRを上げる具体的な事例をご参照いただけます。 

• これまでのお問い合わせや電話対応を効率化してコストを落としたい
• ヒアリング活動を効率的に行いたい
• ヒアリングツールの選び方を理解したい

▼無料で資料ダウンロードいただけます▼

Web制作案件のヒアリングシートに必要な項目8つ

Web制作案件のヒアリングシートを作成する際、具体的にどのような項目を追加すべきかわからない方がいるのではないでしょうか。

ここでは、Web制作案件のヒアリングシートに必要な項目を8つ紹介します。見落としている項目がないか確認するためにも、ぜひ参考にしてください。

関連記事：ヒアリングの分析手法とは？3ステップで分析効果を高めるフレームワークを解説

▼下記の資料は、自社のマーケティング戦略の立案を効率化するためのヒアリングシートの作り方をステップ別に解説した資料です。この資料では、マーケティングの課題や調査目的、今回の調査で明らかにしたい事柄を明確にすることができますので、ぜひご活用ください。

Webサイト制作のヒアリングシートのテンプレートサンプル

以下では、Web制作時に活用できるヒアリングシートのテンプレートを紹介します。このシートを使うことで、クライアントのニーズを的確に把握し、スムーズな制作進行が可能となりますので、ぜひご活用ください。

上記のテンプレートを活用すれば、クライアントとの認識を揃えながら、制作方針を明確化できます。業種や目的に合わせて項目を追加・削除しながらカスタマイズすると、さらに使いやすくなります。

WEB制作のヒアリングシートの作成手順｜4ステップ

ヒアリングシートの作成手順として、以下の4つのポイントを押さえることが重要です。

1.クライアントに関する情報を収集する

ヒアリングシートを作成する際の第一歩は、クライアントの基本情報とビジネス背景の収集です。そこで、以下の項目を重点に置いてヒアリングを実施しましょう。

• 会社名
• 担当者名
• 役職
• 連絡先（電話番号、メールアドレス）
• 所在地（住所）
• 業種・業態
• 事業内容・サービス内容
• 企業規模（従業員数、資本金など）
• 現在のWebサイトURL（ある場合）
• 創業年・設立年
• 主要取引先・パートナー
• 競合他社や市場環境
• これまでの取引履歴や現在のサービス利用状況
• 会社・事業のビジョンやミッション
• プロジェクトの目的・背景（なぜ今回依頼に至ったか）

これらの項目をヒアリングシートの冒頭で網羅的に押さえることで、クライアントの全体像とビジネス背景を正確に把握し、最適な提案や対応につなげることができます。

また、事前にWebやSNSなどで調査できる情報をできるだけ多く収集しておき、ヒアリング時に「相手に尋ねる価値のある項目」に絞って質問することが重要です。これにより、限られた時間内で重要ポイントに集中した質問が可能です。

さらに、事前準備を整えておくことでクライアントからの信頼を得やすくなり、良い提案につながるでしょう。

2.アウトプット（制作物）をイメージしやすい質問項目を洗い出す

次に、Webサイトの完成形をイメージしながら必要な情報を引き出せる質問項目をリストアップします。

そこで、Webサイトの完成形をイメージしながら以下のような質問項目を設計することで、クライアントの要望や目的を具体的かつ漏れなく引き出すことが可能です。

また、業種やサイトの種類（コーポレートサイト、ECサイト、LPなど）に応じて質問内容を調整することも大切です。

3.クライアントが答えやすい質問文に置き換える

質問項目が決まったら、専門用語や抽象的な表現を避け、クライアントが直感的に答えやすい言葉に置き換えます。

例えば、「どんなWebサイトにしたいですか？」という漠然とした質問よりも「どんなお客様に見てほしいですか？」や「どんな機能が必要ですか？」など、具体的かつ選択肢や例を交えた質問が効果的です。

自由回答と選択式を組み合わせることで、クライアントの負担を減らしつつ、必要な情報を網羅的に収集することが重要です。

4.Web制作のヒアリングシートのレイアウトやデザインを作成する

最後に、質問項目をジャンルごとに整理し、視覚的に見やすく、回答しやすいレイアウトにまとめます。

例えば、「基本情報」「サイトの目的」「デザイン要件」「機能要件」「スケジュール・予算」などのセクションに分け、各項目ごとに回答しやすいチェックボックスや記述欄を設けるのがおすすめです。具体的なヒアリングシートのイメージは以下のようになります。

1.基本情報

2.サイトの目的

3.デザイン要件

4.機能要件

5.スケジュール・予算

6.その他・ご要望

実際のヒアリングでは、PDFやオンラインフォームなど用途に合わせたフォーマットを選び、制作チームやクライアントがヒアリングシートを確認・共有しやすいデザインに仕上げましょう。

ヒアリングシートを作成した後は、社内の関係者で内容を確認し、質問の漏れや誤解を招く表現がないかチェックすることも重要です。

▼下記の資料では、自社のマーケティング施策に活用できる最適な『診断体験』の作り方を5つのステップで解説しています。

診断コンテンツはユーザー自身の潜在的なニーズを深掘り、自分が求めるサービスや理想像をより明確にすることが可能なため、CVRの向上や診断コンテンツを通じてLTVを向上させることが可能です。

もし今自社のサービスで診断体験を通じたユーザー獲得や認知拡大をご検討中の方は是非ご確認ください。

【無料】WEB制作のヒアリングシートテンプレート2選

さまざまなサイトで、Web制作案件のヒアリングシートのテンプレートを提供しています。ヒアリングシートを作成する手間を省きたい方や、どのように作成したら良いかわからない方は、ダウンロードできるテンプレートを活用すると良いでしょう。無料ダウンロード可能なWeb制作用ヒアリングシートのテンプレートは以下のものがあります。

• bizocean 多種多様なビジネステンプレートを無料で提供しているサイトで、Web制作に特化したヒアリングシートもあります。
• Microsoft Officeのテンプレートギャラリー WordやExcel形式で提供されており、自由にカスタマイズして使えます。
• Notionのテンプレートライブラリ チームやクライアントとの共同作業が可能なツールで、プロジェクト管理と一体化して運用できます。
• デザインヒアリングシートの無料テンプレート 質問を埋めてもらった上でさらに掘り下げることができ、案件に合った形でカスタマイズするのがおすすめです。
• Web制作のヒアリングシート テンプレート 1から作成するよりも楽に作成できます。

これらのテンプレートを活用することで、Web制作初心者でもクライアントの要望を効率的に把握できるでしょう。

また、ヒアリングシートのテンプレートの中には、次のような無料でダウンロードできる国産ツールもおすすめです。

• MISOCA（ミソカ）
• bizocean（ビズオーシャン）

これらのテンプレートは、ダウンロードしてそのまま使うことができます。

またどのようにヒアリングシートを作成すべきかわからない方は、ヒアリングシートのテンプレートを参考にしてみることをおすすめします。どのような項目を追加すべきか、文字の大きさやデザインはどのような感じか、などのポイントに着目すると良いでしょう。

ヒアリングツールを自作するだけでなく、より精度の高いデータを取得したい人は、ヒアリングツールの活用がおすすめ。

以下の資料では、ヒアリングに特化した「ヒアリングツール」を10選で比較した資料です。

ヒアリングツールは、診断コンテンツの作成やチャットボットなどで、ユーザー情報のヒアリングを行うツールです。 類似サービスの比較を行いたい方は、1分で比較できる以下の表を是非ご参考ください。

ヒアリングシートを作成する際に重視すべき4つのポイント

ヒアリングシートは、誰でも作成できます。ポイントをしっかり押さえておくことで、より質の高いヒアリングシートが完成するでしょう。

ここでは、ヒアリングシートを作成するときのポイントを4つ紹介します。

1.案件に合った基本項目を設定する

今回はWeb制作案件のヒアリングシートについて紹介していますが、ヒアリングの際に伺う基本項目は、案件に合わせて設定する必要があります。

たとえば、イラスト制作案件を受けた際、イラストの構図や使用するツール、色、サイズなどが基本項目となります。複数の案件依頼を受けている企業の場合は、事業内容に合わせて何種類かヒアリングシートを用意すると良いでしょう。

また、営業用や面接用のヒアリングシートとなると、顧客の事業内容、経営状況、経歴、資格の有無など、Web制作案件のヒアリングシートにはない項目がたくさんあります。

2.さまざまな媒体で準備する

ヒアリングシートを作成する際、さまざまな媒体で準備することをおすすめします。

近年は、感染対策としてリモートでヒアリングや商談を進める企業が増えています。それに伴い、電子媒体でやり取りできるように環境を整える必要があるでしょう。

一方で紙媒体での共有が主流となっている企業もあります。顧客に合った媒体で対応すると、顧客の満足度が上がる可能性があります。

また、電子媒体でも紙媒体でも対応できるように、ExcelやGoogleスプレットシートなどでインターネット上にヒアリングシートの原稿を保存しておきましょう。権限を共有すればインターネット上に書き込んでもらえ、印刷すれば紙媒体として提示できるようになります。

3.定期的に改善点があるか見直す

ヒアリングシートが完成した後は、実際のヒアリングや商談で問題がなくても定期的に見直しましょう。

ヒアリングでは、引き出す情報が詳しいほど顧客の要望への理解が深められるでしょう。しかし、項目内容によっては顧客にとって負担に感じるものもあります。

ヒアリングシートを見直す際には、項目数が適切か、項目の内容が案件に見合っているか、などのポイントに着目すると良いでしょう。実際のヒアリング中に聞いておきたかった項目があった場合には、次回のヒアリングで対応できるように、忘れないうちに項目の追加作業を行うことをおすすめします。

またヒアリングシートを作成した後は、他の社員からフィードバックをもらうのも大切です。自分では気づけない点を指摘してもらえることで、より良いヒアリングシートへと改善できるでしょう。

4.専門用語を多用しない

ヒアリングシートでは、どの顧客でも質問の理解ができるように、専門用語を多用しないようにしましょう。

顧客がわからない専門用語があると、スムーズにヒアリングシートを埋められず、顧客に負担がかかってしまう場合があります。顧客への負担を少しでも軽減できれば、結果的に顧客の満足度向上にもつながると考えられます。

また専門用語を使用する場合は、項目ごとに「※」で専門用語の意味を記載しておくと良いでしょう。顧客目線になってヒアリングシートを作成すると、より質の高いものが完成する可能性が高まります。

関連記事：ヒアリングのコツ5選｜営業を成功させるためのポイントを解説

Web制作のヒアリングをする際の注意点3つ

それでは次に、ヒアリングをする際に注意すべき3つのポイントについて解説します。ヒアリングするときに注意するべきポイントは、以下の3つです。

これらの点に注意することで、よりスムーズにヒアリングを実施できますので、しっかりと確認しましょう。

1.ヒアリングを実施する前にヒアリングシートに記入してもらうこと

作成したヒアリングシートは、実際にヒアリングを行う前に記入してもらうことが重要です。なぜなら、前もって記入してもらうことで、クライアントについての情報を事前に整理ができるからです。

クライアントの情報を前もって知っておけば、実際にヒアリングを行う際に質の高い質問や提案を用意することができ、最終的に完成度の高いWebサイトを構築できます。

Webサイトを制作する際は、クライアントの要望や悩みを深く掘り下げてから作成に着手しなければ、何度も打ち合わせをしたり、修正したりしなければならなくなる可能性が高くなります。

また、事前にヒアリングシートへの記入を促すことにより、クライアントがどの程度まで具体的なイメージができているかを確認可能です。もしクライアント自身が上手くイメージできていないようなケースでは、しっかりとヒアリングでリードをとり、双方にメリットのある提案を行いましょう。

Web制作を行う場合は、ほとんどの企業が複数の企業に相蜜をとっているため、ヒアリングで他社との差別化ができます。

2.無駄なヒアリングをしない

ヒアリングシートで無駄な質問をしないのと同じように、実際のヒアリングでも無駄な質問をするのはよくありません。

なぜなら、ヒアリングは両者のギャップを失くすために行う打ち合わせであり、必要な作業を明確にしながらまとめて行く作業だからです。

余計な質問をしてしまうと、相手を惑わす結果となり、決定できなくなる（迷う）可能性があります。クライアントは、できるだけ時間をかけずに、質の良いWebサイト制作することが目的です。

そこでWebサイトを制作する際のヒアリングでは、必要項目をしっかりと絞り込み、どんどん「決めて行く」ヒアリングを実施することが重要です。

3.クライアントが理解しやすいヒアリングシートにすること

ヒアリングを行う前に、ヒアリングシートがクライアントにとって理解しやすい内容かを再度確認しましょう。

ヒアリングシートを作るのは制作のプロですが、依頼する側は基本的に素人です。そのため、Webサイトの構築に必要となるIT用語などを記載する場合には、できるだけカタカナや専門用語を使わずに説明することをおすすめします。

難しいIT用語や専門用語を使った質問をすると、クライアントが理解できず、本当の課題や悩みを聞き出すことができなくなるリスクがあります。

このような専門用語を記載する場合は、できるだけ用語解説を添付するか、いくつかの選択肢を準備するといった、クライアントが回答しやすくするなるように工夫しましょう。

クライアントにヒアリングする項目を効果的に判断し、精度の高いデータを獲得するには、ヒアリングツールの活用を検討しましょう。

▼Interviewz（インタビューズ）では、ヒアリング体験をDX化し、質の高い情報をスピーディーに収集、顧客・ユーザー理解を深め、サービスのあらゆるKPIの改善を可能にします。

テキストタイピングを最小化した簡単かつわかりやすいUI/UXと、収集した声をノーコードで様々なシステムに連携し、ユーザーの声を様々なビジネスプロセスで活用することで、よりビジネスを加速させることが可能です。

以下の資料ではそんなInterviewz（インタビューズ）のより詳しいサービスの概要を3分で理解いただけます。Interviewzについてより詳しく知りたい方は、以下の資料をご参照ください。

Web制作におけるヒアリングシートのまとめ

Web制作案件のヒアリングシートは、聞き忘れを防いでヒアリングの質を上げたり、顧客の要件への理解を深めたりする上で重要です。

また新人社員の教育資料としても活用できるなど、案件を受けたとき以外でも使えるほど便利なものです。

ヒアリングシートを作成する際には、サイトの基本情報やコンテンツ、素材の有無についてなど、業務を進める上で必要な項目を追加する必要があります。

そのときに項目数が多すぎたり、専門用語を使いすぎたりすると、顧客への負担がかかってしまいます。

具体的にどのようなヒアリングシートを作成すべきかわからない方は、本記事で紹介した作成時のポイントやテンプレートを参考にすると良いでしょう。

インタビューズのヒアリングツールは、アンケート調査の分析や効率化に最適です。また、インタビューズでは、30日間の無料トライアル期間でも全ての機能を利用可能ですので、ぜひこの機会にお試しください。

Interviewz（インタビューズ）では、ヒアリング体験をDX化し、質の高い情報をスピーディーに収集、顧客・ユーザー理解を深め、サービスのあらゆるKPIの改善を可能にします。テキストタイピングを最小化した簡単かつわかりやすいUI/UXと、収集した声をノーコードで様々なシステムに連携し、ユーザーの声を様々なビジネスプロセスで活用することで、よりビジネスを加速させることが可能です。

Interviewz（インタビューズ）をご活用いただくことで以下のことが解決できます。

• 新規お問い合わせ、相談数の向上
• ヒアリングの内容の最適化から受注率の向上
• ヒアリングコスト（人件費・タイムコスト）の削減
• 既存顧客のお問い合わせのセルフ解決（サポートコストの削減）
• サービス/プロダクトのマーケティングリサーチ
• 既存顧客、従業員のエンゲージメント向上
• データ登録負荷の軽減
• サイトにおけるユーザーの行動情報のデータ蓄積

Interviewzをご利用いただいた多くのお客様で、ビジネスによけるあらゆるKPIの数値改善を可能にしています。

▼Interviewz（インタビューズ）の主な活用方法

• 総合ヒアリングツール
• チャットボット
• アンケートツール
• カスタマーサポートツール
• 社内FAQツール

Interviewzの機能一覧｜総合的なヒアリング活動を網羅

Interviewzでは、下記のような総合的なヒアリング活動を支援する機能を揃えております。

以下では、まずはInterviewz（インタビューズ）を使って操作性や機能を確かめたい方向けに、無料でInterviewzをデモ体験いただくことが可能です。気になる方はぜひご体験ください。

ヒアリングDX・アンケートのデジタル化のご相談は下記より日程をご調整ください。