ヒアリングシートは、ヒアリングを行う際に行う質問などの内容を事前にまとめたもです。このヒアリングシートを準備しておくことで、重要な質問項目などを忘れることなくヒアリングすることができます。

ヒアリングシートは、大きく分けるとWeb制作案件用・営業用・面接用の3つがあります。これらの種類により、ヒアリングを行う内容が大きく異なるため、ヒアリングシートを作成する際は、注意が必要です。

そこで本記事では、Web制作案件用のヒアリングシートについて、必要な項目や活用例、作成する際のポイントを紹介します。

無料で使えるヒアリングシートのサンプルや、ダウンロードできるヒアリングシートのテンプレートも紹介しますので、これからヒアリングシートを作成する方はぜひ参考にしてください。

ヒアリングシートとは？Web制作における重要性と目的も解説

ヒアリングシートは、ヒアリング内容を事前にまとめたものです。

ヒアリングシートといっても、Web制作案件用や営業用、面接用など、さまざまな種類があります。種類によってヒアリング内容が異なるので、作成する前にまずは何について聞くのか、目的を明確にしてから作りましょう。

今回は、Web制作案件を受けた際に使えるヒアリングシートについて紹介します。

Web制作におけるヒアリングシートの重要性と目的

ヒアリングシートは、事業内容関係なくさまざまな業界でも用いられています。なぜヒアリングシートを利用するのか、重要とされている主な理由を5つ紹介します。

1.クライアントの要件を把握する

ヒアリングシートは、クライアントがWebサイトを通じて何を達成したいのか、どのような機能やデザインを求めているのかなど、要件や目的を明確にするための重要なシートです。
ヒアリングシートの活用により、制作側がクライアントのビジョンや期待値を深掘りしながら正確に理解し、具体的な設計やコンテンツの計画を立てることができます。
これにより、各制作工程における認識のズレを防ぎ、スムーズな進行を可能にします。

2.聞き逃しを予防する

ヒアリングシートは、Web制作に必要な情報を聞き出すための質問項目が体系的に整理されているものでなければなりません。
事前に質問項目が整理されているシートを準備し、その質問に沿った情報を収集することで、プロジェクトの進行に必要となる情報の聞き逃しや伝達ミスを未然に防止できます。
これにより、Web制作中に起こりうる認識のズレや修正作業を減らし、効率的な制作が可能となります。

3.情報の共有と認識の統一

ヒアリングシートは、クライアントと制作チームの間で情報を「見える化」し、関係者全員が同じ情報を共有するための重要な役割を果たすものです。
ヒアリングシートにWeb制作で必要となる要件を明文化することで、関係者の認識の齟齬を無くし、プロジェクトの方向性やゴールを明確にします。
これにより、一貫性のあるWeb制作が可能となり、質の高いWebサイトを制作できます。

4.質の高いヒアリングを可能にする

ヒアリングシートに体系的な質問項目を明文化することで、担当者のスキルや経験に左右されず、誰でも一定水準以上のヒアリングが可能となります。また、具体的で詳細な質問を用意することで、クライアントの潜在的なニーズや課題を引き出しやすくなります。
これにより、クライアントが望むWeb制作を実現できるだけでなく、自社の営業活動の質を高めることが可能です。。

5.Web制作におけるヒアリング能力の属人化を解消する

ヒアリングシートを標準化することで、各営業担当者のスキルや経験に依存せず、誰が対応しても同じ品質の情報収集が可能となります。
これにより、営業やヒアリング業務の属人化を防ぎながら、組織全体として安定したサービスを提供できるようになります。
さらに、蓄積したヒアリングデータを分析することでより質の高いヒアリングを実現でき、業務効率も向上するでしょう。

ヒアリングシート活用による業務効率化の事例

ヒアリングシートを活用した業務効率化の事例として、まず営業やWeb制作の現場では「聞き漏れ・聞き忘れの防止」「情報共有の円滑化」「提案や納品の精度向上」が挙げられます。

ヒアリングシートを用意することで、顧客や現場担当者から必要な情報をもれなく収集でき、無駄なやり取りや確認作業を大幅に削減可能です。

また、収集した内容をチームで共有しやすくなり、担当者が変わっても同じ品質の対応が可能になるため、業務の属人化防止や引き継ぎの効率化にもつながります。

さらに、現場の業務フローや課題を可視化し、標準化や改善策の立案にも役立つため、全体のワークフロー最適化やコスト削減にも効果を発揮します。

このように、ヒアリングシートの活用は、業務品質の安定と効率化を同時に実現する重要な手法なのです。

関連記事：ヒアリングシートの作り方とテンプレートを紹介 ｜必要な4つの項目とは？

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Web制作案件のヒアリングシートに必要な項目8つ

Web制作案件のヒアリングシートを作成する際、具体的にどのような項目を追加すべきかわからない方がいるのではないでしょうか。

ここでは、Web制作案件のヒアリングシートに必要な項目を8つ紹介します。見落としている項目がないか確認するためにも、ぜひ参考にしてください。

関連記事：ヒアリングの分析手法とは？3ステップで分析効果を高めるフレームワークを解説

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Webサイト制作のヒアリングシート｜目的別テンプレートサンプル3つ

以下では、Web制作時に活用できるヒアリングシートのテンプレートを紹介します。このシートを使うことで、クライアントのニーズを的確に把握し、スムーズな制作進行が可能となりますので、ぜひご活用ください。

WEB制作のヒアリングシートの作成手順｜4ステップ

ヒアリングシートの作成手順として、以下の4つのポイントを押さえることが重要です。

1.クライアントに関する情報を収集する

ヒアリングシートを作成する際の第一歩は、クライアントの基本情報とビジネス背景の収集です。そこで、以下の項目を重点に置いてヒアリングを実施しましょう。

• 会社名
• 担当者名
• 役職
• 連絡先（電話番号、メールアドレス）
• 所在地（住所）
• 業種・業態
• 事業内容・サービス内容
• 企業規模（従業員数、資本金など）
• 現在のWebサイトURL（ある場合）
• 創業年・設立年
• 主要取引先・パートナー
• 競合他社や市場環境
• これまでの取引履歴や現在のサービス利用状況
• 会社・事業のビジョンやミッション
• プロジェクトの目的・背景（なぜ今回依頼に至ったか）

これらの項目をヒアリングシートの冒頭で網羅的に押さえることで、クライアントの全体像とビジネス背景を正確に把握し、最適な提案や対応につなげることができます。

また、事前にWebやSNSなどで調査できる情報をできるだけ多く収集しておき、ヒアリング時に「相手に尋ねる価値のある項目」に絞って質問することが重要です。これにより、限られた時間内で重要ポイントに集中した質問が可能です。

さらに、事前準備を整えておくことでクライアントからの信頼を得やすくなり、良い提案につながるでしょう。

2.アウトプット（制作物）をイメージしやすい質問項目を洗い出す

次に、Webサイトの完成形をイメージしながら必要な情報を引き出せる質問項目をリストアップします。

そこで、Webサイトの完成形をイメージしながら以下のような質問項目を設計することで、クライアントの要望や目的を具体的かつ漏れなく引き出すことが可能です。

また、業種やサイトの種類（コーポレートサイト、ECサイト、LPなど）に応じて質問内容を調整することも大切です。

3.クライアントが答えやすい質問文に置き換える

質問項目が決まったら、専門用語や抽象的な表現を避け、クライアントが直感的に答えやすい言葉に置き換えます。

例えば、「どんなWebサイトにしたいですか？」という漠然とした質問よりも「どんなお客様に見てほしいですか？」や「どんな機能が必要ですか？」など、具体的かつ選択肢や例を交えた質問が効果的です。

自由回答と選択式を組み合わせることで、クライアントの負担を減らしつつ、必要な情報を網羅的に収集することが重要です。

4.Web制作のヒアリングシートのレイアウトやデザインを作成する

最後に、質問項目をジャンルごとに整理し、視覚的に見やすく、回答しやすいレイアウトにまとめます。

例えば、「基本情報」「サイトの目的」「デザイン要件」「機能要件」「スケジュール・予算」などのセクションに分け、各項目ごとに回答しやすいチェックボックスや記述欄を設けるのがおすすめです。具体的なヒアリングシートのイメージは以下のようになります。

1.基本情報

2.サイトの目的

3.デザイン要件

4.機能要件

5.スケジュール・予算

6.その他・ご要望

実際のヒアリングでは、PDFやオンラインフォームなど用途に合わせたフォーマットを選び、制作チームやクライアントがヒアリングシートを確認・共有しやすいデザインに仕上げましょう。

ヒアリングシートを作成した後は、社内の関係者で内容を確認し、質問の漏れや誤解を招く表現がないかチェックすることも重要です。

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診断コンテンツはユーザー自身の潜在的なニーズを深掘り、自分が求めるサービスや理想像をより明確にすることが可能なため、CVRの向上や診断コンテンツを通じてLTVを向上させることが可能です。

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効果的なヒアリングシート作成のコツと注意点

質問設計・レイアウトの工夫

質問設計では、まず基本情報から始め、徐々に具体的な内容へと進む流れを意識しましょう。設問は「現在→過去→未来」の順で構成すると、クライアントが答えやすくなります。専門用語は避け、必要な場合は注釈を加える配慮も重要です。また、質問数を絞り、選択式と自由記述をバランスよく配置することで、回答負担を軽減し、質の高い情報を引き出せます。

クライアントの本音を引き出すヒアリング手法

ヒアリングシートは事前にクライアントへ送付し、打ち合わせ時に内容を深掘りするのが効果的です。初回は大まかな質問で全体像を把握し、対面やオンラインミーティングで具体的な課題や要望を掘り下げましょう。クライアントの業種や状況を事前調査し、共感や具体例を交えて話すことで、本音や潜在的なニーズを引き出しやすくなります。

情報漏洩防止・プライバシー配慮のポイント

ヒアリングシートで個人情報や機密事項を扱う際は、収集目的や利用範囲を明記し、必要最小限の情報に絞ることが基本です。データは厳重に管理し、アクセス権限や保存方法に注意を払いましょう。法令遵守やプライバシーポリシーの明示、暗号化やセキュリティ対策の徹底も不可欠です。

定期的な見直しとアップデートの重要性

ヒアリングシートは一度作成したら終わりではなく、業界やサービスの変化、現場のフィードバックをもとに定期的な見直しが必要です。案件やクライアントごとに内容をカスタマイズし、常に最新のニーズや課題に対応できるようアップデートしましょう。これにより、ヒアリングの精度と業務効率が向上します。

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ヒアリングシートを作成する際に重視すべき4つのポイント

ヒアリングシートは、誰でも作成できます。ポイントをしっかり押さえておくことで、より質の高いヒアリングシートが完成するでしょう。

ここでは、ヒアリングシートを作成するときのポイントを4つ紹介します。

1.案件に合った基本項目を設定する

今回はWeb制作案件のヒアリングシートについて紹介していますが、ヒアリングの際に伺う基本項目は、案件に合わせて設定する必要があります。

たとえば、イラスト制作案件を受けた際、イラストの構図や使用するツール、色、サイズなどが基本項目となります。複数の案件依頼を受けている企業の場合は、事業内容に合わせて何種類かヒアリングシートを用意すると良いでしょう。

また、営業用や面接用のヒアリングシートとなると、顧客の事業内容、経営状況、経歴、資格の有無など、Web制作案件のヒアリングシートにはない項目がたくさんあります。

2.さまざまな媒体で準備する

ヒアリングシートを作成する際、さまざまな媒体で準備することをおすすめします。

近年は、感染対策としてリモートでヒアリングや商談を進める企業が増えています。それに伴い、電子媒体でやり取りできるように環境を整える必要があるでしょう。

一方で紙媒体での共有が主流となっている企業もあります。顧客に合った媒体で対応すると、顧客の満足度が上がる可能性があります。

また、電子媒体でも紙媒体でも対応できるように、ExcelやGoogleスプレットシートなどでインターネット上にヒアリングシートの原稿を保存しておきましょう。権限を共有すればインターネット上に書き込んでもらえ、印刷すれば紙媒体として提示できるようになります。

3.定期的に改善点があるか見直す

ヒアリングシートが完成した後は、実際のヒアリングや商談で問題がなくても定期的に見直しましょう。

ヒアリングでは、引き出す情報が詳しいほど顧客の要望への理解が深められるでしょう。しかし、項目内容によっては顧客にとって負担に感じるものもあります。

ヒアリングシートを見直す際には、項目数が適切か、項目の内容が案件に見合っているか、などのポイントに着目すると良いでしょう。実際のヒアリング中に聞いておきたかった項目があった場合には、次回のヒアリングで対応できるように、忘れないうちに項目の追加作業を行うことをおすすめします。

またヒアリングシートを作成した後は、他の社員からフィードバックをもらうのも大切です。自分では気づけない点を指摘してもらえることで、より良いヒアリングシートへと改善できるでしょう。

4.専門用語を多用しない

ヒアリングシートでは、どの顧客でも質問の理解ができるように、専門用語を多用しないようにしましょう。

顧客がわからない専門用語があると、スムーズにヒアリングシートを埋められず、顧客に負担がかかってしまう場合があります。顧客への負担を少しでも軽減できれば、結果的に顧客の満足度向上にもつながると考えられます。

また専門用語を使用する場合は、項目ごとに「※」で専門用語の意味を記載しておくと良いでしょう。顧客目線になってヒアリングシートを作成すると、より質の高いものが完成する可能性が高まります。

関連記事：ヒアリングのコツ5選｜営業を成功させるためのポイントを解説

Web制作のヒアリングをする際の注意点3つ

それでは次に、ヒアリングをする際に注意すべき3つのポイントについて解説します。ヒアリングするときに注意するべきポイントは、以下の3つです。

これらの点に注意することで、よりスムーズにヒアリングを実施できますので、しっかりと確認しましょう。

1.ヒアリングを実施する前にヒアリングシートに記入してもらうこと

作成したヒアリングシートは、実際にヒアリングを行う前に記入してもらうことが重要です。なぜなら、前もって記入してもらうことで、クライアントについての情報を事前に整理ができるからです。

クライアントの情報を前もって知っておけば、実際にヒアリングを行う際に質の高い質問や提案を用意することができ、最終的に完成度の高いWebサイトを構築できます。

Webサイトを制作する際は、クライアントの要望や悩みを深く掘り下げてから作成に着手しなければ、何度も打ち合わせをしたり、修正したりしなければならなくなる可能性が高くなります。

また、事前にヒアリングシートへの記入を促すことにより、クライアントがどの程度まで具体的なイメージができているかを確認可能です。もしクライアント自身が上手くイメージできていないようなケースでは、しっかりとヒアリングでリードをとり、双方にメリットのある提案を行いましょう。

Web制作を行う場合は、ほとんどの企業が複数の企業に相蜜をとっているため、ヒアリングで他社との差別化ができます。

2.無駄なヒアリングをしない

ヒアリングシートで無駄な質問をしないのと同じように、実際のヒアリングでも無駄な質問をするのはよくありません。

なぜなら、ヒアリングは両者のギャップを失くすために行う打ち合わせであり、必要な作業を明確にしながらまとめて行く作業だからです。

余計な質問をしてしまうと、相手を惑わす結果となり、決定できなくなる（迷う）可能性があります。クライアントは、できるだけ時間をかけずに、質の良いWebサイト制作することが目的です。

そこでWebサイトを制作する際のヒアリングでは、必要項目をしっかりと絞り込み、どんどん「決めて行く」ヒアリングを実施することが重要です。

3.クライアントが理解しやすいヒアリングシートにすること

ヒアリングを行う前に、ヒアリングシートがクライアントにとって理解しやすい内容かを再度確認しましょう。

ヒアリングシートを作るのは制作のプロですが、依頼する側は基本的に素人です。そのため、Webサイトの構築に必要となるIT用語などを記載する場合には、できるだけカタカナや専門用語を使わずに説明することをおすすめします。

難しいIT用語や専門用語を使った質問をすると、クライアントが理解できず、本当の課題や悩みを聞き出すことができなくなるリスクがあります。

このような専門用語を記載する場合は、できるだけ用語解説を添付するか、いくつかの選択肢を準備するといった、クライアントが回答しやすくするなるように工夫しましょう。

クライアントにヒアリングする項目を効果的に判断し、精度の高いデータを獲得するには、ヒアリングツールの活用を検討しましょう。

Web制作ヒアリングシートに関するよくある質問Q&A5選

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Web制作におけるヒアリングシートのまとめ

Web制作案件のヒアリングシートは、聞き忘れを防いでヒアリングの質を上げたり、顧客の要件への理解を深めたりする上で重要です。

また新人社員の教育資料としても活用できるなど、案件を受けたとき以外でも使えるほど便利なものです。

ヒアリングシートを作成する際には、サイトの基本情報やコンテンツ、素材の有無についてなど、業務を進める上で必要な項目を追加する必要があります。

そのときに項目数が多すぎたり、専門用語を使いすぎたりすると、顧客への負担がかかってしまいます。

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