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Microsoft TeamsとFormsの使い方完全ガイド|作成手順や活用事例も解説

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目次

「アンケートを任されたものの、何から始めればよいか分からない」と戸惑う方は少なくありません。

Microsoft TeamsとFormsを組み合わせれば、専門知識がなくても社内外の声を集められますが、最初は使い方のイメージがつかみにくいものです。

基本の使い方を押さえれば、回答集めから分析まで楽に進みます。

そこで今回は、TeamsとFormsを使ったアンケートの作り方から集計、活用事例までを解説しますので、ぜひ参考にしてください。

【著者プロフィール インタビューズ編集部】

ノーコードでアンケート・ヒアリング・診断コンテンツを作成できるツール「インタビューズ」を運営しています。マーケティングリサーチや顧客の声の収集を支援する立場から、年間500件を超えるアンケート設計・運用の相談に対応してきました。Microsoft Formsをはじめとする各種アンケートツールの活用ノウハウや、回答率を高める設問設計のメソッドを日々発信しています。本記事は、Microsoft 365の実務利用経験を持つ編集スタッフが最新の仕様を確認したうえで執筆・監修しました。

Microsoft TeamsとFormsの基礎知識|まず押さえておきたいこと

Microsoft TeamsとFormsは別々のツールでありながら、組み合わせることで真価を発揮します。まずは、それぞれが何をするためのものなのか、そして連携するとどのようなことが実現するのかを整理しておきます。

Microsoft Formsとは何ができるツールなのか

「Formsという名前は聞くけれど、結局どのようなことができるのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。

Microsoft Formsとは、マイクロソフトが提供する、アンケートやクイズ、投票を手軽に作成できるWebサービスです。質問を入力して保存するだけでフォームが完成し、発行されたリンクを共有すれば、パソコンでもスマートフォンでも回答してもらえます。

例えば、これまで紙やメールで集めていた回答をオンラインで一括管理でき、集まった回答が自動でグラフ化されるため集計の手間も大きく減らせます。まずはアンケートを作る土台としてFormsがあることを押さえておきましょう。

TeamsとFormsを連携させるとできること

Teams上でアンケートを取りたいけれど、わざわざ別のツールを開くのは面倒だと感じる方もいるはずです。

TeamsとFormsを連携させると、Teamsのチャットや会議の画面から離れることなくアンケートを作成し、その場で回答を募れます。例えば、会議中に「次回の開催曜日はどれがよいか」をその場で投票してもらい、結果を即座に全員で確認するといった使い方ができます。

普段の業務連絡がTeamsに集約されているなら、日々のやり取りの延長で意見を集める形を意識しましょう。

「Forms」と「Polls」の違いと使い分けの目安

Teamsでアンケート機能を探すと「Forms」と「Polls」の両方が出てきて、どちらを使えばよいか迷ってしまう場面があります。

Pollsとは、Formsをベースにした簡易投票専用のアプリのことで、選択式の質問をその場でさっと聞きたいときに向いています。一方のFormsは、自由記述や評価、条件分岐などを組み合わせた本格的なアンケートを作れる点が強みです。

例えば、会議中の多数決のように一問だけ聞きたいときはPolls、複数設問の顧客アンケートを作りたいときはFormsという形で使い分けます。

H4 FormsとPollsの機能比較リスト

  • 設問数:Pollsは1問単位の簡易投票に向き、Formsは複数設問の本格調査に向きます
  • 質問形式:Pollsは選択・評価が中心で、Formsは選択・記述・評価・日付・ランキングなど多彩です
  • 条件分岐:Pollsは対応しておらず、Formsは対応しています
  • 集計:どちらもリアルタイムに集計でき、Formsはより詳細な分析まで行えます
  • 向く場面:Pollsは会議中の即時投票に、Formsは配布して回収する調査に適しています

「その場で一問だけ聞きたいか」「じっくり複数の項目を尋ねたいか」を基準に選ぶと迷いません。目的に合わせて使い分けましょう。

マーケティング業務でTeams×Formsが選ばれる理由

専用のアンケートツールも数多くある中で、なぜTeamsとFormsの組み合わせが選ばれるのか気になる方もいるでしょう。理由は、多くの企業がすでに導入しているMicrosoft 365に標準で含まれており、追加費用をかけずに始められるためです。

Microsoft 365とは、WordやExcel、Teamsなどをまとめて利用できる、マイクロソフトのサブスクリプション型サービスのことです。例えば、集めた回答をそのままExcelで開いて分析でき、普段使っているツールとなめらかにつながります。

新しいツールの稟議や教育コストをかけずに調査を始めたい場面では、Teams×Formsが有力な選択肢になります。

Microsoft TeamsでFormsアンケートを作る前の準備

アンケートは、作り始める前の準備で精度の大半が決まります。目的の設定から権限の確認、設問の設計まで、土台となるポイントを順番に確認しておきます。

アンケートの目的を明確にする方法

とりあえずアンケートを作り始めてみたものの、何を聞けばよいか分からなくなってしまった経験はないでしょうか。目的を明確にするとは、「この調査で何を知り、その結果をどう使うのか」を一文で言い切れる状態にすることです。

例えば、「新商品のパッケージ案AとBのどちらが好まれるかを知り、最終デザインの決定に使う」といった具合に、得たい結論と次の行動をセットで決めます。目的が定まると、不要な質問が自然と削れて回答者の負担も減ります。設問を考える前に、まずは調査のゴールを言葉にしておきましょう。

必要な権限・ライセンスの確認ポイント

いざ作ろうとしたら機能が出てこない、というつまずきは権限まわりが原因のことが多いです。Microsoft Formsを使うには、基本的にMicrosoft 365の法人向けプランか、無料のMicrosoftアカウントが必要になります。

ライセンスとは、ソフトウェアを使う権利のことで、会社のプランによって使える機能や回答数の上限が変わります。例えば、社外の不特定多数に配布したい場合は、管理者が外部共有を許可しているかを事前に確認しておく必要があります。

事前確認チェックリスト

  • 自分のアカウントでMicrosoft Formsにログインできる
  • 会社のプランで外部共有が許可されている
  • 必要な回答数が上限の範囲に収まっている(無料版は最大200件が目安)
  • 匿名で集めるか記名で集めるかを決めている
  • 回答データの保存・管理ルールを社内で確認している

配布の直前に設定不足が判明すると、公開が遅れてしまいます。作成に入る前に、このチェックリストで一通り確認しておきましょう。

質問項目を設計するときのコツ

「質問を並べてはみたものの、本当にこれで知りたいことが分かるのか不安」という方は多いはずです。設問設計のコツは、1つの質問で1つのことだけを尋ねる点にあります。

ダブルバーレル質問とは、「価格と品質に満足していますか」のように複数の要素を一度に聞いてしまう質問のことで、回答者がどちらに答えればよいか分からなくなります。例えば、価格と品質はそれぞれ別の設問に分けると、結果がはっきりします。

誘導的な表現を避け、中立的な言葉を選ぶことも大切です。

設問数の目安

  • 5問以内:回答率を最優先したい簡易アンケートに向きます
  • 6問から10問:標準的な顧客アンケートやイベント後アンケートに向きます
  • 11問以上:詳細な調査に向き、離脱を防ぐため分岐や進捗表示を併用します

設問は「多く聞きたい」気持ちをこらえ、目的に直結する項目だけに絞り込みましょう。

関連資料|ヒアリングシート作成ガイド(マーケティングリサーチ編・無料ダウンロード) 知りたいことを漏れなく引き出す設問の型をまとめています。あわせて「ユーザーからの回答率の高いアンケートの作り方【6つのコツ】」も、設問づくりの参考になります。

回答者が答えやすい設問の並べ方

設問の中身は決まったものの、どの順番で並べればよいか手が止まることがあります。答えやすい並べ方とは、回答者の心理的な負担が軽い質問から始めて、徐々に踏み込んでいく流れのことです。例えば、最初に答えやすい選択式の質問を置き、自由記述や個人に関わる質問は後半に配置します。冒頭で離脱されないよう、最初の設問はできるだけ手軽に答えられるものにしましょう。

Microsoft TeamsでのForms(アンケート・投票)の作り方

ここからは、実際にTeams上でアンケートや投票を作る具体的な手順を見ていきます。簡易投票から本格的なアンケートまで、目的別に4つの方法を画面の流れに沿って解説します。

チャット欄から簡易投票を作る方法

まずは難しい設定なしに、その場でさっと投票を取りたいという場面が多いのではないでしょうか。Teamsのチャット欄からは、Pollsアプリを使って数ステップで投票を作成できます。

簡易投票作成のステップ一覧

  • Step1:投票したいチャットまたはチャネルを開きます
  • Step2:メッセージ入力欄の下にあるアイコンから「Polls」を選びます
  • Step3:質問文と選択肢を入力します
  • Step4:結果を匿名にするか、複数選択を許可するかを設定します
  • Step5:「保存」を押し、投稿してメンバーに回答してもらいます

例えば「懇親会の日程はいつがよいか」を3つの候補から選んでもらう、といった用途に向いています。一問で完結する内容なら、この方法が最も手早く済みます。

「@forms」で本格的なアンケートを作る方法

複数の質問をまとめて聞きたいときは、簡易投票では物足りなく感じるはずです。その場合は、チャット欄に半角で「@forms」と入力する方法が便利です。@とはメンションと呼ばれる入力方法で、特定のアプリや相手を呼び出すための記号のことです。表示された「Forms」を選ぶと作成画面が開き、質問のタイトルや選択肢を設定できます。例えば、5問程度の顧客アンケートを作り、チャネルに投稿してチームのメンバー全員から回答を集められます。本格的な設問構成にしたいときは、この方法を選びましょう。

既存のFormsアンケートをTeamsに追加する方法

すでにForms側で作り込んだアンケートを、もう一度Teamsで作り直すのは手間に感じます。その場合は、既存のフォームをタブとして追加する方法があります。タブとは、チャネルの上部に並ぶ切り替え見出しのことで、よく使う資料やアプリを固定しておける機能です。例えば、チャネル上部の「+」からFormsを選び、作成済みのアンケートを指定すると、メンバーがいつでも同じ場所から回答や結果確認を行えます。継続して使うアンケートは、タブに固定しておきましょう。

Teams会議中にアンケート・投票を実施する方法

オンライン会議の最中に、参加者の意見をその場で集めたいと思う場面は多いはずです。会議中のアンケートは、会議のアプリ機能からFormsを追加することで実施できます。例えば、ウェビナーの途中で理解度を確認したり、研修後にその場で満足度を聞いたりと、リアルタイムに反応を見える化できます。進行を止めずに移れるよう、会議の前に設問を用意しておきましょう。

Microsoft Formsで使える質問形式と便利機能の使い方

Formsには、目的に応じて選べる多彩な質問形式と、回答精度を高める便利な機能が揃っています。質問形式の選び方から条件分岐、テンプレートの活用までを整理しました。

目的に合わせて選びたい質問形式の種類

質問形式がいくつもあって、どれを選べば知りたい結果が得られるのか迷う方もいるでしょう。Formsでは、聞きたい内容に応じて複数の質問形式を使い分けられます。

質問形式の使い分け早見リスト

  • 選択肢:複数の候補から選んでもらう形式で、単一回答と複数回答を切り替えられます
  • テキスト:自由記述で意見や感想を集める形式です
  • 評価:5段階などの数値で満足度を測る形式です
  • 日付:希望日や来店日などの日付を回答してもらう形式です
  • ランキング:項目を1位から順に並べ替えてもらう形式です
  • リッカート:複数の項目をまとめて段階評価してもらう形式です。リッカートとは、「とても満足」から「とても不満」のように、程度を段階で答えてもらう尺度のことです

例えば、満足度は評価形式、改善要望は自由記述といった組み合わせが定番です。集計のしやすさを考え、自由記述は必要な箇所だけに絞りましょう。

回答者に合わせて質問を変える分岐ロジックの使い方

全員に同じ質問を出すと、関係のない設問まで答えさせてしまい、離脱を招くことがあります。分岐ロジックとは、ある質問の回答内容に応じて、次に表示する質問を自動で切り替える仕組みのことで、ブランチングとも呼ばれます。例えば、「商品を購入したか」に「はい」と答えた人だけに購入理由を尋ね、「いいえ」の人には別の質問を表示する、といった出し分けができます。設定は、各質問のメニューから「分岐の追加」を選んで行います。回答者にとって自分に関係する質問だけが並ぶため、属性が分かれる調査では積極的に取り入れましょう。

関連資料|0からわかる診断コンテンツ作成ガイド/5ステップでできる診断コンテンツの作り方(無料ダウンロード) 分岐を使った「診断型」のコンテンツは、回答者を飽きさせず最後まで答えてもらう設計に役立ちます。

テンプレートを活用して時短する作り方

一からアンケートを組み立てるのは時間がかかり、構成に自信が持てないこともあります。Formsには、目的別のテンプレートが多数用意されています。テンプレートとは、よく使われる設問があらかじめ入った雛形のことです。例えば、顧客満足度調査やイベント申込のテンプレートを選べば、設問の骨格が整った状態から編集を始められます。ゼロから考える負担を減らしたいときは、目的に近いテンプレートを土台にしましょう。

スマホでの見え方を確認する方法

パソコンで作ったアンケートが、スマートフォンでも読みやすく表示されるか不安に感じる方もいます。Formsの作成画面では、表示を「コンピューター」と「携帯電話/タブレット」で切り替えてプレビューできます。プレビューとは、回答者に実際どう見えるかを事前に確認できる機能のことです。例えば、選択肢が多い質問はスマートフォンだと縦に長くなりやすいため、表示を確認して調整します。回答の多くはスマートフォンから届くため、公開の前に必ずモバイル表示を確かめておきましょう。

Microsoft TeamsでのForms結果の確認・集計・分析方法

アンケートは集めて終わりではなく、結果を正しく読み解いて初めて価値が生まれます。Teams上での確認方法から、Webでの詳細分析、Excelでの集計、報告のコツまでを順に解説します。

Teams上でアンケート結果を確認する方法

投票したものの、結果がどこに表示されるのか分からず戸惑うことがあります。Teamsで実施した投票やアンケートは、投稿されたメッセージの上にリアルタイムで集計結果が表示されます。例えば、選択肢ごとの回答数や割合がその場でグラフとして見えるため、会議中でもすぐに傾向をつかめます。ただしTeams上では概要のみが表示されるため、まずは全体感を確認する用途として活用しましょう。

Webから詳細な回答を確認する方法

一人ひとりの回答内容まで詳しく見たいのに、Teamsの画面では物足りないと感じる場面があります。詳細を確認したいときは、Webブラウザーからforms.office.comにアクセスし、対象のフォームを開きます。「回答」タブを開くと、自由記述の全文や回答にかかった平均時間など、一人ひとりの内容を細かく把握できます。深掘りした分析が必要なときは、Web版から確認しましょう。

Excelに出力して分析する方法

Forms上の集計だけでは、自社の切り口で分析しきれないこともあります。Formsでは、回答結果をExcelファイルとして書き出せます。回答画面の「Excelで開く」を押すと、すべての回答が一覧表の形でダウンロードされます。例えば、属性ごとにデータを絞り込んだり、ピボットテーブルでクロス集計したりと、自由に加工できます。ピボットテーブルとは、Excelで大量のデータを項目別に集計し直せる機能のことです。

分析でよく使う集計の例

  • 単純集計:設問ごとの回答数と割合を出します
  • クロス集計:年代と満足度のように2つの軸を掛け合わせます
  • 自由記述の分類:似た意見をグループにまとめて傾向を見ます
  • 時系列比較:前回調査との数値の変化を追います

目的に立ち返り、施策の判断に必要な集計だけを行いましょう。

結果をチームに共有・報告するときのコツ

せっかく分析しても、要点が伝わらず報告が流されてしまうのはもったいないことです。共有のコツは、数字の羅列ではなく「分かったこと」と「次にすべきこと」を一言で添える点にあります。例えば、「満足度は80%だが価格面の不満が目立つため、次回は料金プランを見直す」といった形で結論を先に示します。Teamsのチャネルに結果リンクと要約を投稿すれば関係者がいつでも確認できるため、報告は事実と提案をセットで伝えましょう。

Microsoft Teams×Formsをマーケティングで活かす活用事例

基本の使い方を押さえたら、次は実際の業務でどう活かすかが気になるところです。マーケティング担当者がすぐに応用できる代表的な活用事例を、目的別に紹介します。

顧客満足度調査(CS・NPS)に使う方法

顧客の本音を継続的に把握したいけれど、調査の仕組み化に悩む担当者は多いはずです。CSとは顧客満足度のことで、NPSとは「この商品を友人や同僚にどれだけ勧めたいか」を0から10の11段階で尋ね、顧客の推奨度を測る指標のことです。例えば、評価形式でNPSを聞き、点数が低かった人にだけ分岐で理由を尋ねると、改善のヒントが具体的に集まります。定点観測として、毎月同じ形式で測定しましょう。

イベント・ウェビナー後アンケートに使う方法

イベント直後は熱量が高いのに、後日メールで送ると回答が集まらないという悩みがあります。Teams会議やウェビナーの終了直前にFormsを表示すれば、参加者がその場で回答できます。例えば、満足度と次回の希望テーマを2問から3問で聞くだけでも、次の企画に活かせる声が集まります。鉄は熱いうちにという発想で、終了前のアンケート提示を習慣にしましょう。

関連資料|ヒアリング&診断コンテンツの実例集(無料ダウンロード) 実際にどのような設問や流れで成果が出ているのか、具体的な事例から発想を得られます。

社内・市場調査に使う方法

社内の意識や市場のニーズを把握したいものの、調査の手間を考えると後回しになりがちです。Teams×Formsなら、社内向けはチャネルで、社外向けはリンク配布でと、対象に応じて手軽に使い分けられます。例えば、新サービスのニーズ調査を社外モニターに配布し、同じ設問を社内にも展開して認識のずれを比べる、といった使い方ができます。まずは小さく試し、反応を見ながら設問を磨いていきましょう。

回答率を高めるための工夫

配布はしたものの、思ったより回答が集まらず困った経験はないでしょうか。回答率とは、配布した人数のうち実際に回答してくれた人の割合のことです。回答率を高めるには、設問数を絞る、回答にかかる目安時間を明記する、回答へのお礼を用意するといった工夫が効果的です。

回答率アップのチェックリスト

  • 設問数を、目的に必要な数まで絞っている
  • 「所要時間1分」など回答負担の目安を伝えている
  • 回答の使い道や謝礼を冒頭で伝えている
  • スマートフォンでも答えやすい形式にしている
  • 締め切りと、リマインドのタイミングを決めている

中でも、回答してくれた人へのささやかな謝礼は、回答率を大きく左右します。デジタルギフトのような手軽な特典は、用意も配布も簡単で効果が出やすい方法です。

関連資料|デジタルギフト付きアンケートの詳しい資料/ユーザーからの回答率の高いアンケートの作り方【6つのコツ】(無料ダウンロード) 謝礼の付け方から設問の磨き方まで、回答率を底上げする具体策をまとめています。

Microsoft TeamsでForms利用時の注意点とよくある失敗

便利なTeams×Formsにも、設定を誤ると思わぬトラブルにつながる落とし穴があります。情報漏えいや回答不能といった失敗を防ぐため、事前に知っておきたい注意点を整理しました。

共有範囲・権限設定のミスを防ぐ方法

アンケートのリンクを送ったのに「開けない」と言われた、あるいは想定外の相手に見られてしまった、という失敗は少なくありません。Formsの共有範囲には、「組織内のユーザーのみ」「特定のユーザー」「リンクを知っている全員」などの設定があります。例えば、社外に配布したいのに「組織内のみ」のままだと、受け取った相手はアクセスできません。逆に、社内限定の調査を「全員」にすると、情報が外部に漏れる恐れがあります。配布の前に、共有範囲が目的と合っているかを必ず確認しましょう。

匿名アンケートを正しく設定する方法

本音を集めたいのに、名前が記録されると知って回答をためらわれることがあります。匿名アンケートとは、誰が回答したかを記録せずに集める方式のことです。設定では、「組織内のユーザー」を選んだうえで「名前を記録する」のチェックを外すと匿名になります。例えば、社内の満足度調査では匿名にすることで、率直な意見が集まりやすくなります。匿名で集める場合は、回答者にもその旨を明記して安心感を伝えましょう。

デザイン・カスタマイズの制約と対処法

ブランドの世界観に合わせたいのに、Formsの見た目が他社と似てしまうと感じることがあります。Formsは、用意されたテーマから選ぶ形式が中心で、デザインの自由度はそれほど高くありません。例えば、自社サイトに自然に溶け込ませたい、独自のレイアウトで回答体験を作りたいといった場合には物足りなさが出ます。そうした場合は、デザインの自由度が高い専用ツールを併用する方法が有効です。

関連資料|インタビューズ新機能のお知らせ(CSSカスタマイズ・HTMLタグ埋め込みに対応) ブランドに合わせた見た目や、自社サイトへの埋め込みを実現したい場合の選択肢として参考になります。

回答数の上限など知っておきたい制限

大規模に配布したら、途中で回答が記録されなくなった、という事態は避けたいところです。Formsには、利用するアカウントの種類によって回答数や機能に上限があります。例えば、無料アカウントでは回答数が最大200件までという制限が設けられています。大規模な調査を予定しているなら、事前に自社プランの上限を確認しておく必要があります。

トラブル回避チェックリスト

  • 共有範囲を配布対象に合わせて設定した
  • 匿名と記名の方針を回答者に明記した
  • 想定する回答数がプランの上限内に収まっている
  • 個人情報の取り扱い方針を記載した
  • 公開の前にテスト送信で動作を確認した

小さなテスト送信を一度はさむだけで、多くの失敗は防げます。本番配布の前に必ず試しましょう。

より柔軟なアンケート・ヒアリングを実現する「インタビューズ」という選択肢

ここまで見てきたように、Teams×Formsは手軽で強力な一方、デザインの自由度や回答率の向上、データ活用の面では工夫が必要な場面もあります。そうした課題をまとめて解決したいときに役立つのが、ノーコードでアンケートやヒアリング、診断コンテンツを作れる「インタビューズ」です。どのような悩みにどう応えてくれるのかを紹介します。

質問設計の迷いを解消する

「何を聞けばよいか分からない」という設問設計の悩みは、調査のたびに付きまといます。インタビューズには、目的別のテンプレートや質問設計をサポートする仕組みが備わっており、知りたいことから逆算して設問を組み立てられます。設問づくりに時間を取られていた方ほど、調査の立ち上げが速くなります。

フォーム作成・配布を手軽にする

専門知識がないと作り込めないのではないか、という不安を抱える方も多いです。インタビューズはノーコードで操作できるため、プログラミングの知識がなくても、画面の操作だけでフォームを作成し配布できます。ノーコードとは、コードを書かずにツールを作れる仕組みのことです。急ぎでアンケートを立ち上げたい場面でも、思い立ったその日に公開できる手軽さが力を発揮します。

データの一元管理と分析を効率化する

回答がツールごとに散らばって、集計に手間取るという課題はよく聞かれます。インタビューズでは、集まった回答を1つの管理画面でまとめて確認・分析でき、複数のファイルを行き来する手間を減らせます。複数の調査を並行して回す担当者ほど、データを探し回らずに全体を俯瞰できる点が助けになります。

対面・オンライン双方に柔軟に対応する

対面のヒアリングとオンラインのアンケートで、別々の仕組みを使い分けるのは煩雑です。インタビューズは、オンラインでの回答収集はもちろん、対面でのヒアリングや診断コンテンツにも対応しており、場面を問わず同じ仕組みで運用できます。展示会での対面アンケートと、後日のオンライン追跡調査を一貫して管理したいときに重宝します。

操作性・導入のしやすさ

新しいツールはなじむまでに時間がかかるのではないか、と導入をためらう方もいます。インタビューズは直感的な操作性を重視して設計されており、はじめての方でも迷わず使い始められます。さらに、CSSカスタマイズやHTMLタグの埋め込みにも対応したことで、ブランドに合わせた見た目や自社サイトへの組み込みも実現できます。まずは無料トライアルから、自社の調査にどう活かせるかを試してみてはいかがでしょうか。

関連資料|インタビューズ サービス概要資料/無料トライアル申し込み(無料) 機能の全体像を知りたい場合は概要資料を、実際に触れてみたい場合は無料トライアルからお試しいただけます。

インタビューズは14日間のトライアル期間中もすべての機能を無料でお試しいただけますので、ぜひこの機会にご利用ください。

Microsoft TeamsとFormsの基礎から、アンケートの作り方、結果の集計・分析方法、活用事例、注意点までを解説しました。まずは身近な調査から試し、もっと柔軟な設計や回答率の向上を目指したくなったら、インタビューズの活用も検討してみてください。次の調査が成果につながる一歩になりますように。

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