職場でのハラスメントは、従業員の心身の健康や生産性に深刻な影響を与える問題です。そのため、ハラスメントの防止と適切な対応は、企業の重要な責務の一つです。

しかし、ハラスメント事案の調査は繊細で複雑な作業であり、適切なヒアリング項目の設定や面談の実施方法が求められます。そのため、人事担当者には、公平性を保ちながら事実関係を明らかにし、適切な対応策を講じる能力が必要です。

適切な調査プロセスの確立は、職場環境の改善と従業員の信頼獲得につながる重要な取り組みです。

そこで今回は、ハラスメント調査のヒアリング項目と面談の実施方法を人事向けに解説します。ぜひ参考にしてください。

ハラスメント調査の重要性と基本的な流れ

ハラスメント調査の目的と意義

ハラスメント調査は、職場の実態把握と早期対応を可能にするものです。これは、ハラスメント被害者の保護、加害者への適切な対処、そして組織全体のハラスメント防止意識向上に繋がります。

また、法的リスクの軽減や健全な職場環境の維持にも貢献する重要な要素です。調査を通じて、問題の根本原因を特定し、再発防止策を講じることができ、従業員の信頼と組織の評判を守ることができます。

調査プロセスの全体像

ハラスメント調査は、まず客観的証拠（メール、SNSメッセージ、録音データなど）の確認から始まります。証拠だけでは不十分な場合は、当事者や第三者へのヒアリングを実施しましょう。

その後、調査結果に基づいて事実関係を整理し、ハラスメントの有無を判断します。最後に、必要な対策（人事措置、懲戒処分など）を検討し、実施します。

全プロセスを通じて、公平性と秘密保持に留意することが重要です。

調査委員会の設置と役割

調査委員会は、ハラスメント調査の中核を担う組織です。通常、人事部門、法務部門、内部監査部門の担当者、場合によっては外部の弁護士など、複数名で構成されます。

委員会の主な役割は、被害者・加害者・関係者へのヒアリング、事実関係の調査、ハラスメントの有無の判断、そして人事上の措置や懲戒処分の必要性についての結論を出すことです。公平性と専門性を確保するため、複数の視点から調査を行うことが重要です。

ハラスメントに関するヒアリングの準備と注意点

以下では、ヒアリング時の準備と主な注意点を解説します。

被害者の意向確認と配慮事項

ハラスメントに関するヒアリングでは、被害者の心情に配慮し、ヒアリングの目的と内容を事前に説明して同意を得ることが求められます。また、プライバシー保護と二次被害防止のため、質問内容や方法を慎重に検討しましょう。

ヒアリングを受けることで不利益が生じないことを説明し、安心感を与えることも大切です。必要に応じて同性や複数人で対応し、被害者のペースを尊重するように心がけましょう。

ヒアリングを行う際は、5W1Hに基づいた事実関係の確認を行い、具体的な証拠の有無も確認することが重要です。

ヒアリング対象者の選定方法

ハラスメント関連のヒアリングでは、被害者の承諾を得てから、加害者や関係する第三者へのヒアリングを行うことが重要です。加害者には中立的立場から事実確認を行い、行為の有無、経緯、意図などを確認します。

第三者へのヒアリングも、被害者の了解を得てから実施し、客観的な情報収集に努めましょう。

ヒアリング対象者の選定は、事案の内容や組織の状況に応じて適切に判断することが重要です。

ヒアリング環境の整備と録音の取り扱い

ハラスメントに関するヒアリングは、プライバシーを確保するため、必ず個室でヒアリングを実施しましょう。メモを取る際は、相手が見えるところに用紙を置き、不安を与えないよう配慮することも重要です。録音を行う場合も、事前に許可を得るようにしましょう。

ヒアリングの内容は文書にまとめ、被害者に確認してもらい、署名をもらいます。

ヒアリングは2名体制で実施するのが一般的で、1名が質問、もう1名が記録を担当するなど、正確な情報収集に努めます。

ハラスメント被害者へのヒアリング項目と面談技法

事実関係の詳細な聴取方法

事実関係を確認する際は、5W1Hに基づき、ハラスメントの内容、日時、場所、頻度、具体的な言動を確認することが重要です。被害者の主張を丁寧に傾聴し、事実関係を正確に把握しましょう。

また、ハラスメントに至るまでの経緯、被害者の対応、上司や同僚の反応、他の被害者の有無、加害者との現在の関係、証拠の有無なども聴取します。

質問は慎重に行い、被害者のペースを尊重しながら、詳細な情報を収集することが求められます。

心理的影響と健康状態の確認

ハラスメントがあった場合、被害者の現在の心身の状況を確認し、ハラスメントによる心理的影響を慎重に評価する必要があります。不安、恐怖、自責感などの感情面の変化や、睡眠障害、食欲不振などの身体症状について聴取します。

また、必要に応じて専門家によるカウンセリングや医療機関の受診を提案することも重要です。

被害者の精神状態に配慮しながら、二次被害を防ぐよう注意深く対応しましょう。

被害者の要望と今後の対応についての聞き取り

ハラスメント事案については、被害者が希望する解決方法や、今後の対応についても聴取する必要があります。配置転換の希望、加害者との接触回避、職場環境の改善など、具体的な要望を確認しましょう。

会社としてできる対応と限界を説明し、被害者の意向を尊重しつつ、現実的な解決策を一緒に検討することが重要です。

プライバシー保護や不利益扱いの禁止を約束し、継続的なサポート体制について説明するように心がけましょう。

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ハラスメント加害者へのヒアリング項目と面談のポイント

中立的立場からの事実確認の進め方

ハラスメントの加害者に対しても、中立的な立場から事実確認を行うことが大切です。5W1Hに基づき、被害者の主張する行為の有無、日時、場所、状況を具体的に確認しましょう。

ヒアリング時は、ハラスメントに関する判断や指導は避け、加害者の言い分を丁寧に傾聴する必要があります。

ヒアリングは2名体制で実施し、1名が質問、もう1名が記録を担当するようにしましょう。ヒアリング内容は文書化し、加害者に確認・署名をもらいます。

行為の経緯や意図の聴取方法

ハラスメントに関するヒアリングでは、加害者の視点から、行為に至った経緯や意図を詳細に聴取することが重要です。「なぜそのような行動をとったのか」「どのような意図があったのか」など、具体的な質問を投げかけるようにしましょう。

加害者が無自覚な場合は、「なぜハラスメントに該当しないと考えるか」を尋ね、丁寧に傾聴します。また、被害者との関係性や、事件前後の状況についても確認することが望まれます。

加害者が否認した場合の対応策

ハラスメントヒアリングで加害者が行為を否認する場合は、強く追及せず、その主張を詳細に記録します。客観的な証拠がある場合は、適切なタイミングで提示し、再度説明を求めます。

また、ヒアリングに非協力的な場合も、その旨を議事録に残すことが重要です。必要に応じて、複数回のヒアリングを設定し、時間をかけて事実関係を確認しましょう。

最終的に、加害者の主張を文書化し、署名を得ることが重要です。

ハラスメントに関する関係者・目撃者へのヒアリング実施方法

客観的な証言の収集テクニック

ハラスメントの関係者や目撃者へのヒアリングでは、5W1Hに基づいて具体的な事実を聴取することが重要です。主観的な意見や推測と客観的な事実を区別し、「何を見たか」「何を聞いたか」を明確に確認しましょう。

誘導的な質問を避け、オープンエンドな質問を用いて自由に話してもらうことが大切です。複数の証言を突き合わせ、一貫性を確認します。また、必要に応じて、証言の裏付けとなる客観的な証拠（メールやLINEの履歴など）の提示を求めましょう。

関係者の匿名性確保と情報管理

ヒアリング対象者に対し、プライバシー保護と秘密保持を徹底することを説明し、安心感を与えるようにしましょう。ヒアリング内容の記録は、個人が特定されないよう匿名化して保管します。また、情報へのアクセス権限を限定し、厳重に管理することが求められます。

ヒアリング結果を報告する際も、個人が特定されないよう配慮しましょう。関係者間での情報共有を禁止し、二次被害や報復行為を防止します。

ハラスメントの事案が複雑で重大なケースでは、必要に応じて、外部の専門家に調査を依頼することも検討しましょう。

部署内アンケート調査の活用法

匿名性を確保したアンケート調査を実施し、ハラスメントの実態や職場環境の問題点を把握することも有効です。質問項目は、具体的な行為の有無や頻度、影響などを含め、客観的な事実を収集できるよう工夫しましょう。

収集した情報の結果を分析し、ハラスメントの発生傾向や組織の課題を可視化します。アンケート結果を基に、より詳細なヒアリングの必要性を判断し、効果的な防止策の立案につなげましょう。

また、定期的に調査を実施し、対策の効果を測定することも重要な取り組みです。

ハラスメントに関するヒアリング結果の分析と事実認定

証言の信頼性評価方法

ハラスメント事案では、ヒアリングで収集した証言の具体性、一貫性、客観的証拠との整合性を確認することが重要です。言い分に矛盾や不自然な変更がないか精査し、メールやLINEの履歴などと照合します。また、複数の証言を突き合わせ、一致点や相違点を分析することも重要な要素です。

証言者の立場や利害関係も考慮し、バイアスの有無も検討しましょう。また、必要に応じて追加のヒアリングを行い、詳細な情報を収集します。

ハラスメント該当性の判断基準

ハラスメントの判断基準は、パワハラの3要件（優越的関係、業務上の適正範囲逸脱、就業環境悪化）を基準とします。

言動の目的、問題行動の有無、行為の経緯や状況、業務内容、言動の態様・頻度・継続性、労働者の属性や心身状況、行為者との関係性を総合的に判断するようにしましょう。

「平均的な労働者の感じ方」も考慮し、個別の状況に応じて慎重に判断することが重要です。

事実認定のプロセスと留意点

ハラスメント事案では、当事者・関係者からのヒアリング内容を精査し、客観的証拠と照合することが重要です。被害者と加害者の供述の信用性を比較検討し、矛盾点や一致点を分析しましょう。第三者の証言や物的証拠も考慮し、総合的に判断する必要があります。

中立的な立場を保ち、先入観や偏見に左右されないよう注意しましょう。必要に応じて外部専門家の助言を求め、公平性と客観性を確保することが大切です。

調査報告書の作成と結果の通知方法

ハラスメント調査報告書の構成と記載事項

以下に、ハラスメント調査報告書の構成と記載事項を以下の表にまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

この構成に従って報告書を作成することで、調査の客観性と公平性を確保し、適切な対応につなげることが可能です。各項目を詳細かつ正確に記載し、プライバシーに配慮しながら、組織としての毅然とした姿勢を示すことが重要です。

当事者への結果通知の方法

ヒアリングの調査結果は、ハラスメントの有無にかかわらず、当事者に適切に通知することが求められます。被害者には調査結果を丁寧に説明し、加害者には処分内容を明確に伝えましょう。

通知は口頭ではなく書面で行い、「言った・言わない」の事態を避けることが重要です。結果に納得できない場合の対応手順も説明し、必要に応じて追加の説明機会を設けることが大切です。

プライバシーに配慮した情報開示

ハラスメントの調査報告書を開示する際は、プライバシー保護に十分配慮することが重要です。当事者以外への開示は必要最小限に留め、個人が特定されないよう匿名化しましょう。

また、情報へのアクセス権限を限定し、厳重に管理する必要があります。開示範囲や方法は、法的要求や社内規定に基づいて慎重に判断します。

必要に応じて外部専門家の助言を求め、適切な情報開示を行うようにしましょう。

ハラスメント調査後の対応と再発防止

被害者へのフォローアップ体制

ハラスメント事案では、被害者の意向を確認し、心身の状態に応じたサポートを提供する必要があります。定期的な面談やカウンセリングを実施し、職場環境の改善状況を確認しましょう。必要に応じて、配置転換や労働条件の回復を行うことも重要です。

被害者が不利益を被っていないか継続的に確認し、安心して働ける環境を整備することで、より良い職場環境が整います。プライバシーに配慮しつつ、組織として被害者を支援する姿勢を明確に示すことが大切です。

加害者への措置と教育プログラム

ハラスメントの加害者に対しては、行為の重大性に応じた適切な処分を行う必要があります。同時に、再発防止のための個別研修プログラムも実施しましょう。

研修では、ハラスメントの基礎知識、自己理解、感情と行動のコントロール、コミュニケーションスキルの向上を図ります。約4〜6ヶ月間で計4回程度の個人研修を行い、行動変容を促すのが効果的です。

専門知識と現場経験を持つ講師が、加害者に寄り添いながら前向きな課題解決をサポートする取り組みが求められます。

組織全体での再発防止策の立案

企業や組織では、ハラスメント防止方針の明確化と周知徹底を行うことが大切です。管理職向けの研修を強化し、早期発見・対応能力を向上させます。

また、相談窓口の整備と利用促進、匿名性を確保したアンケート調査の定期実施により、潜在的な問題を把握することも重要です。職場環境の改善や組織文化の変革に取り組み、ハラスメントを許さない風土を醸成しましょう。

再発防止策の効果を定期的に検証し、必要に応じて見直しを行います。

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