セミナーやイベントの予約受付を、費用をかけずに自分で用意したい方は多いのではないでしょうか。

予約システムの自作と聞くと専門知識が必要そうで、何から手をつければよいか迷うこともあります。

しかし、無料のツールを選び、手順どおりに進めれば、プログラミングの経験がなくても予約の仕組みは自作できます。

そこで今回は、予約システムを無料で自作する方法と、目的に合うツールの選び方や手順をわかりやすく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

【執筆者プロフィール　執筆者：インタビューズ編集部】

ノーコードのフォーム・アンケート作成ツール「インタビューズ」を運営する編集チームです。マーケティングリサーチやヒアリング、フォーム設計の支援を通じて、これまで多様な業種の予約フォームや申込フォームの改善に携わってきました。現場で積み重ねた知見をもとに、専門知識がない方でも実践できる予約システムの作り方を、できるだけわかりやすくお届けすることを心がけています。

予約システムの自作を始める前に押さえたい基礎知識

予約システムと一口に言っても、その中身や作り方はさまざまです。まずは仕組みの全体像と、自作という選択肢がどこまで現実的なのかを整理しておきましょう。

マーケティング担当者ならではの活用場面もあわせて確認しておくと、後の判断がぐっと楽になります。

そもそも予約システムとはどのような仕組みなのか

「予約システムとは結局どこまでを指すのか」があいまいなまま進めてしまう方は少なくありません。予約システムとは、利用者がWebやLINEなどから日時を選んで申し込み、その情報を受け付けて管理し、確認やリマインドまで自動で行う仕組みのことです。

例えばウェビナーの申込ページで希望の回を選んでもらい、自動で確認メールが届き、前日にお知らせが送られるといった一連の流れが、予約システムの典型的な動きにあたります。まずは「受付・管理・通知」という3つの役割に分けて考えると、自作で何を用意すべきかが見えやすくなりますので、最初に整理しておきましょう。

予約システムは本当に自作できるのか

「プログラミングができないと無理なのではないか」という不安を持つ方も多いはずです。結論から言うと、予約システムは専門知識がなくても自作できます。

近年はノーコードと呼ばれる仕組みが広まっているためです。ノーコードとは、プログラミングのコードを書かずにアプリやシステムを作れる仕組みのことです。

例えばGoogleフォームと無料のツールを組み合わせるだけでも、簡易的な予約受付は十分に作れます。いきなり完璧を目指さず、小さく作って試しながら育てていく進め方がおすすめです。

マーケティング担当者が予約システムを自作する主な場面

予約システムは飲食店やサロンのものというイメージを持たれがちですが、マーケティングの現場で活躍する場面は意外と多いものです。具体的には、次のような場面で予約の仕組みが役立ちます。

• セミナーやウェビナーの参加申込と、回ごとの定員管理
• 個別相談会やデモンストレーションの日程予約
• 展示会ブースでの商談アポイントの事前受付
• 新商品サンプリングやモニター調査の応募受付
• 店舗体験イベントやキャンペーンの来場予約

自社のどの施策で予約を受け付けたいかを先に書き出しておくと、必要な機能が絞り込みやすくなりますので、目的から逆算して考えていきましょう。

自作と既製ツール導入の違いを整理する

「自作と既製ツールの導入は何が違うのか」が分からないと、最初の方向性を決めづらくなります。自作とは、無料ツールやフォームを組み合わせて自分で仕組みを用意する進め方のことです。

一方の既製ツール導入とは、予約専用に作られたサービスを契約してそのまま使う進め方を指します。例えば月に数十件ほどの受付であれば無料ツールの自作で十分にまかなえますが、決済や複雑な定員管理まで必要になると既製ツールのほうが早い場合もあります。

コストと手間、求める機能の3点を天秤にかけて、自社の規模に合うほうを選びましょう。

予約システムを自作する4つの方法と選び方

予約システムの作り方は、大きく4つに分けられます。それぞれ費用や難易度、向いている規模が異なるため、違いを知っておくと遠回りを避けられます。

以下で、代表的な4つの方法を順番に整理します。

プログラミングでフルスクラッチ開発する方法

「一番自由に作れる方法はどれか」と考えると、まず思い浮かぶのがフルスクラッチです。

フルスクラッチとは、既製品を使わず一から独自に開発する方法のことです。HTMLやCSS、PHP、データベースなどの知識を組み合わせて構築します。データベースとは、予約情報などを整理して保存しておく仕組みのことです。

例えば自社だけの複雑な料金計算を組み込みたい場合には適していますが、開発に数週間から数か月かかることも珍しくありません。社内にエンジニアがいる場合の選択肢として考えておきましょう。

WordPressのプラグインを活用する方法

すでに自社サイトをWordPressで運用している場合は、プラグインの活用が現実的です。

WordPressとは、専門知識がなくてもWebサイトを作成・更新できる無料のソフトのことです。プラグインとは、既存のソフトに機能を後から追加する拡張部品のことです。

例えば予約用のプラグインを入れれば、カレンダー表示や予約受付を比較的短い時間で追加できます。無料のプラグインから始めて、足りない機能だけ有料版で補う進め方がおすすめです。

Googleフォームとスプレッドシートで作る方法

「とにかく無料で今すぐ始めたい」という場合に向くのが、Googleの無料ツールを使う方法です。

Googleフォームで予約申込を受け付け、回答を自動でスプレッドシートに蓄積し、カレンダーと連携させて管理します。例えば少人数のセミナー受付であれば、この組み合わせだけで十分に運用できます。

費用が永続的に0円という点が大きな魅力ですので、まず試してみたい段階に適しています。

ノーコードの予約システム作成ツールを使う方法

手軽さと機能のバランスを重視するなら、ノーコードの予約システム作成ツールが候補になります。コードを書かずに、用意された部品を組み合わせるだけで予約フォームや管理画面を作れる仕組みです。

例えば予約受付からリマインド、データ集計までを1つの画面で完結できるサービスもあります。無料プランから始められるものも多いため、コストを抑えつつ機能性も確保したい場合におすすめです。

4つの作り方の比較（費用・期間・難易度の目安）

迷ったときは、まず費用と期間の負担が小さい方法から試して、物足りなければ段階的に乗り換えていくのがおすすめです。

予約システムを自作するメリットとデメリット

自作には魅力もあれば、見落とすと後で困る落とし穴もあります。良い面と注意点の両方を知ったうえで判断できるよう、メリットとデメリットを整理しました。あわせて、自作が向いているかを見極める基準もまとめています。

予約システムを自作するメリット

「わざわざ自作する利点はどこにあるのか」と感じる方もいるかもしれません。自作の良さは、自社の業務に合わせて柔軟に組み立てられる点にあります。具体的には、次のようなメリットが期待できます。

• 初期費用や月額費用を大きく抑えられる
• 自社の予約フローに合わせて項目を細かく設計できる
• 取得した予約データをそのままマーケ施策に活用しやすい
• 改善したい箇所をすぐに自分たちで修正できる

特にコストと自由度を重視する場合に自作は力を発揮しますので、まずは小さく始めてみましょう。

自作するデメリットと見落としやすいリスク

一方で、自作ならではの負担もあります。自作したシステムは、不具合が起きたときに自分たちで対応しなければなりません。さらに、利用者が増えたりツールの仕様が更新されたりするたびに、メンテナンスと呼ばれる保守作業が継続して発生します。

メンテナンスとは、システムを正常に保つための点検や修正作業のことです。例えば確認メールが届かない不具合が起きると、その原因調査も自力で行うことになります。

手間をかけられる体制があるかどうかを、事前に見極めておきましょう。

自作と既製ツールを見極める判断基準

「結局、自作と既製ツールのどちらを選べばよいのか」と迷ったときは、いくつかの基準で考えると整理できます。判断の軸になるのは、予約件数の規模、必要な機能の複雑さ、社内に割けるリソースの3つです。

例えば月に数十件ほどで機能もシンプルなら自作が向いていますし、事前決済や在庫連携が必須なら既製ツールが向いています。迷ったときは、次のチェックリストで確認してみましょう。

自作が向いているか確かめるチェックリスト

□ 月の予約件数はおおよそ50件以下である

□ 事前決済や複雑な定員管理は今のところ必要ない

□ フォームの項目を自社で自由に設計したい

□ ツールの操作や設定に充てる時間を確保できる

□ まずは費用をかけずに小さく試したい

3つ以上当てはまる場合は、自作から始めても無理なく運用できる可能性が高いといえます。

無料で予約システムを自作する具体的な手順

ここからは、費用をかけずに予約システムを自作する具体的な進め方を見ていきます。

以下では、Googleの無料ツールを例に、フォーム作成から自動通知の設定までを順番に追えるようにまとめました。手を動かしながら読み進めると、その日のうちに受付を始められます。

自作の全体像をStep形式でつかむ

いきなり細かい設定から入ると迷子になりやすいため、まずは全体の流れをつかんでおきましょう。無料ツールでの自作は、次の5つのステップで進められます。

Step 1：予約で受け付けたい項目と、日程の枠を決める

Step 2：Googleフォームで予約受付フォームを作る

Step 3：回答を集めるスプレッドシートを準備する

Step 4：カレンダーと連携して空き状況を管理する

Step 5：自動返信メールとリマインドを設定する

この5つの順番で進めれば、抜け漏れなく仕組みを組み立てられますので、上から順に取り組んでいきましょう。

Googleフォームで予約受付フォームを作るやり方

「最初のフォームはどう作ればよいのか」と身構える必要はありません。Googleフォームとは、Googleが無料で提供する申込・アンケートフォーム作成ツールのことです。新しいフォームを開き、氏名や連絡先、希望日時、参加人数といった質問を順番に追加していきます。

例えば希望日時は、選択式にしておくと利用者が迷わず入力できます。質問は必要なものだけに絞り、入力の手間を減らすことを心がけましょう。

スプレッドシートとカレンダーで予約を管理するやり方

集まった予約をどう管理するかも、つまずきやすいポイントです。

Googleフォームの回答は、設定をしておくと自動でスプレッドシートに蓄積されます。スプレッドシートとは、表形式でデータを集計・管理できる無料の表計算ツールのことです。さらにカレンダーと連携させると、空いている枠が一目で分かるようになり、ダブルブッキングを防げます。

ダブルブッキングとは、同じ時間枠に複数の予約が重なって入ってしまう状態のことです。予約状況は1か所で確認できるようにまとめておきましょう。

自動返信メールとリマインドを設定するやり方

予約が入っても確認の連絡が来ないと、利用者は不安になります。Googleフォームの設定や無料の拡張機能を使えば、申込直後に確認メールを自動で送れます。

あわせて設定しておきたいのがリマインドメールです。リマインドメールとは、予約日の前に予約内容を思い出してもらうために自動送信する案内メールのことです。例えば前日の朝に自動で送るようにしておくと、無断キャンセルを減らせます。無断キャンセルとは、連絡なく予約に来ないことです。

通知のタイミングは前日と当日朝の2回を目安に設定しておきましょう。

予約受付フォームに入れたい項目チェックリスト

□ 氏名（必要に応じて会社名や部署名も）

□ メールアドレスと電話番号

□ 希望日時（第1希望から第3希望まで）

□ 参加人数や同伴者の有無

□ 当日の連絡手段（オンラインの場合は案内の送付先）

□ 個人情報の取り扱いへの同意

なお、フォームの項目を増やしすぎると、入力の途中で離脱されてしまうこともあります。回答率を落とさずに必要な情報を集めるコツは、「ユーザーからの回答率の高いアンケートの作り方【6つのコツ】」で詳しく紹介していますので、フォーム作成とあわせて確認しておくと安心です。

予約システムに必要な機能と設計のコツ

予約システムは、ただ受け付けられればよいというものではありません。利用者が迷わず予約でき、運用する側もデータを活かせる設計にすると、効果は大きく変わります。

以下に、そろえておきたい機能と予約率を高める設計のコツを整理しましたので、ぜひ参考にしてください。

最低限そろえておきたい基本機能

「まず何があれば予約システムとして成立するのか」を押さえておきましょう。最低限そろえておきたいのは、次の4つの基本機能です。

• 予約の受付・確認・変更・キャンセル
• 空き状況の表示
• 顧客情報の管理
• 予約確認メールの自動送信

これらがそろっていれば、利用者も運用側も大きく困ることはありません。まずはこの4つを満たすことを目標に組み立てていきましょう。

あると便利な拡張機能（決済・リマインド・分析）

基本機能に加えて、用意しておくと運用が一段と楽になる機能があります。代表的なのが事前決済とリマインド、そして分析です。

事前決済とは、予約時にあらかじめ料金を支払ってもらう仕組みのことで、無断キャンセルを減らす効果が期待できます。リマインドは前述のとおり来訪忘れを防ぎ、分析機能は予約の傾向をつかむのに役立ちます。なお、予約後に満足度を尋ねるアンケートを送ると、次の改善のヒントが集まります。

回答を促す工夫としてデジタルギフトを活用する方法は、「Interviewzのデジタルギフト付きのアンケートに関する詳しい資料」が参考になりますので、予約後のフォローを考える際に目を通してみましょう。

予約率を高めるフォーム設計のコツ

せっかく予約フォームを用意しても、入力の途中で離脱されてしまうと意味がありません。予約率を高めるには、入力項目をできるだけ絞り込み、スマートフォンでも押しやすいボタンにし、あと何問で完了するかが分かるようにすることが効果的です。

例えば必須項目を5つ以内に抑えるだけでも、完了率は変わってきます。どの項目を聞くべきか迷うときは、「ヒアリングシート作成ガイド（マーケティングリサーチ編）」や「ヒアリングシートテンプレート集」が項目設計の土台として役立ちますので、フォームを作る前に確認しておきましょう。

顧客データをマーケ施策に活かす設計のコツ

予約で集まる情報は、貴重な一次データになります。一次データとは、自社が直接集めたデータのことです。予約のときに「どこで知ったか」や属性を一緒に聞いておくと、後から流入経路ごとの予約数を分析できます。

例えば予約者の属性に応じて、次回案内のメールを出し分けるといった活用も可能です。CV（コンバージョン）につながった経路を把握できるよう、最初から記録する項目を決めておきましょう。CVとは、申し込みや予約など、成果につながる行動のことです。

予約確認メールの例文

○○様

このたびは「△△セミナー」へのお申し込みをいただき、ありがとうございます。 ご予約内容は下記のとおりです。

・日時：6月10日（水）14:00〜15:00 ・形式：オンライン（当日のURLは前日にお送りします）

ご不明な点がございましたら、本メールにそのままご返信ください。当日お会いできることを楽しみにしております。

このように、予約内容と次に取るべき行動を簡潔に伝えると、利用者が安心して当日を迎えられます。

予約システムを自作するときの注意点と失敗を防ぐポイント

自作の予約システムは、公開して終わりではありません。安心して使い続けてもらうために、押さえておきたい注意点があります。トラブルになりやすいポイントを先回りで確認しておきましょう。

セキュリティ対策で気をつけたいこと

予約フォームには、氏名や連絡先といった個人情報が集まります。そのため「情報が漏れてしまわないか」という不安は当然のものです。最低限押さえたいのが、通信の暗号化です。

SSLとは、通信内容を暗号化して第三者に盗み見られないようにする技術のことです。暗号化されていないフォームは情報漏えいのリスクが高まりますので、SSLに対応したツールを選びましょう。

あわせて、予約データを閲覧できる担当者を限定しておくと、より安心して運用できます。

運用とメンテナンスで見落としがちなこと

作った直後は問題なく動いていても、時間が経つと不具合が出ることがあります。特に無料ツールを組み合わせた場合は、片方のツールの仕様変更で連携が止まってしまうこともあります。

例えばフォームとスプレッドシートの連携が外れ、予約が記録されないまま気づかないといった事態も起こり得ます。月に一度はテスト予約を入れて、確認メールまで正しく届くかを点検する習慣をつけておきましょう。

スマホ対応と外部連携で確認したいこと

予約の多くは、スマートフォンから行われます。そのため、パソコンの画面だけで確認して満足してしまうのは危険です。フォームがスマートフォンで崩れずに表示され、入力しやすいかを必ず確かめましょう。

あわせて、カレンダーやチャットツールとの外部連携も確認しておくと運用が楽になります。外部連携とは、異なるサービス同士をつないでデータを自動でやり取りする仕組みのことです。公開前には、実際にスマートフォンから予約を試して、最後まで問題なく進めるかをチェックしておきましょう。

公開前の最終チェックリスト

□ スマートフォンでフォームが崩れず入力できる

□ 通信がSSLで暗号化されている

□ 予約後に確認メールが正しく届く

□ 同じ枠に二重で予約が入らない

□ 個人情報の取り扱いを明記している

□ 受付停止や定員到達時の表示を用意している

これらを一通り確認してから公開すると、公開後のトラブルを大きく減らせます。

ノーコードで予約フォームを自作するならインタビューズ

ここまで予約システムを無料で自作する方法を見てきましたが、フォームの設計やデータの管理に手間を感じる場面もあるかもしれません。そうした課題をまとめて軽くしてくれるのが、ノーコードのフォーム作成ツール「インタビューズ」です。これまで挙げてきた悩みごとに、どう役立つのかを整理しました。次のような場面で力を発揮します。

• 予約フォームに何を聞けばよいか決めきれていない
• サイトへのフォーム設置やデザイン調整に手間取っている
• 予約データが分散して、集計に時間がかかっている
• 対面とオンラインでツールを使い分けるのが煩雑になっている

質問設計に迷わず予約フォームを作れる

「予約フォームに何をどう聞けばよいか分からない」という悩みは多いものです。インタビューズには目的に応じた質問テンプレートや分岐設定が用意されています。分岐設定とは、回答内容に応じて次の質問を出し分ける機能のことです。

聞くべき項目を一から考え込まなくても、整った予約フォームを短い時間で形にできますので、設計の不安をかかえている場合に役立ちます。

フォーム作成から配布までを手軽に進められる

フォームは作れても、サイトへの設置や配布でつまずく場面があります。インタビューズはコードを書かずにフォームを作成でき、URLの共有はもちろん、自社サイトへの埋め込みにも対応しています。

近年ではCSSカスタマイズとHTMLタグの埋め込みにも対応し、デザインを自社サイトに合わせて整えやすくなりました。CSSとは、Webページの見た目を整えるための仕組みのことです。詳しくは「インタビューズの新機能（CSSカスタマイズとHTMLタグ埋め込みが可能に）」の案内が参考になります。

見た目から配布までを一貫して進められるため、公開までの時間を短縮できます。

予約データの一元管理と分析を効率化できる

予約情報がフォームとスプレッドシートに分散すると、集計に手間がかかります。インタビューズでは、集まった回答を管理画面でまとめて確認・分析できます。

予約の傾向をグラフで把握できるため、どの施策に予約が集まっているかを素早くつかめます。データを探す時間を減らせるので、改善の打ち手を考えることに集中できます。

対面・オンラインどちらの予約にも柔軟に対応できる

予約の受付は、対面とオンラインで必要な項目が変わります。インタビューズは用途に合わせてフォームを柔軟に組み替えられるため、来店予約でもウェビナー申込でも同じツールで対応できます。

場面ごとにツールを使い分ける必要がなくなり、運用がシンプルになりますので、複数の予約を並行して扱う場合に向いています。

直感的な操作性で導入のハードルが低い

新しいツールは操作を覚えるのが大変そう、と感じる方もいるはずです。

インタビューズは画面を見ながら直感的に操作できる設計で、専門知識がなくても使い始められます。無料で試せるため、まずは小さく導入して使い心地を確かめられます。

機能の全体像は「インタビューズサービス概要資料」で、実際の使用感は「無料トライアル資料＆申し込み」から確認できますので、気になる場合はあわせて目を通してみましょう。

インタビューズは14日間のトライアル期間中もすべての機能を無料でお試しいただけますので、ぜひこの機会にご利用ください。

予約システムの基礎から、無料ツールでの作り方、予約率を高めるフォーム設計、データ活用や注意点まで振り返ってきました。まずは小さく自作して試し、運用しながら育てていくのが近道です。

フォーム作成や予約データの管理を楽にしたいときは、インタビューズの活用も検討しながら、最初の一歩を踏み出してみてください。

Interviewz（インタビューズ）では、ヒアリング体験をDX化し、質の高い情報をスピーディーに収集、顧客・ユーザー理解を深め、サービスのあらゆるKPIの改善を可能にします。テキストタイピングを最小化した簡単かつわかりやすいUI/UXと、収集した声をノーコードで様々なシステムに連携し、ユーザーの声を様々なビジネスプロセスで活用することで、よりビジネスを加速させることが可能です。

Interviewz（インタビューズ）をご活用いただくことで以下のことが解決できます。

• 新規お問い合わせ、相談数の向上
• ヒアリングの内容の最適化から受注率の向上
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• サービス/プロダクトのマーケティングリサーチ
• 既存顧客、従業員のエンゲージメント向上
• データ登録負荷の軽減
• サイトにおけるユーザーの行動情報のデータ蓄積

Interviewzをご利用いただいた多くのお客様で、ビジネスによけるあらゆるKPIの数値改善を可能にしています。

▼Interviewz（インタビューズ）の主な活用方法

• 総合ヒアリングツール
• チャットボット
• アンケートツール
• カスタマーサポートツール
• 社内FAQツール

Interviewzの機能一覧｜総合的なヒアリング活動を網羅

Interviewzでは、下記のような総合的なヒアリング活動を支援する機能を揃えております。

以下では、まずはInterviewz（インタビューズ）を使って操作性や機能を確かめたい方向けに、無料でInterviewzをデモ体験いただくことが可能です。気になる方はぜひご体験ください。

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